Wprowadzanie zmian w firmie, to zawsze duże wyzwanie. Ma ono związek nie tylko z działalnością operacyjną i procesami, ale przede wszystkim ludźmi, którzy bardzo często stawiają im opór. Efektywne wdrażanie zamian wymaga wiedzy zarówno z zakresu zarządzania, jak i (a może przede wszystkim) psychologii. Zlekceważenie tego drugiego elementu bardzo często skutkuje kryzysem, który w skrajnym wypadku może zniweczyć realizację zamierzonego celu.
Zmiana jest czymś stałym w działalności biznesowej
Zmiany w organizacji są czymś naturalnym. Zachodzą one stale ponieważ działalność biznesowa już w swej istocie ma charakter dynamiczny. Firmy rozrastają się, rozwijają, wkraczają na nowe rynki, albo wręcz odwrotnie dywersyfikują, restrukturyzują, dokonując podziału na mniejsze jednostki. Zmiany w firmach są zwykle odpowiedzią na aktualną sytuację społeczno-ekonomiczną, która wymaga od nich odpowiedniego dopasowania zarówno pod względem strategicznym, jak i operacyjnym. Istnieje też pewien rodzaj zmian, które wynikają z pojawienia się nowych osób w firmie. Naturalną konsekwencją wymiany personalnej, zwłaszcza na kluczowych stanowiskach (np. prezesa) staje się nowy sposób zarządzania. Zwykle ma on związek z chęcią podniesienia organizacji na wyższy poziom, bywa jednak i tak, że chodzi jedynie o dopasowanie firmy do przyzwyczajeń nowego lidera.
Zmiany mogą mieć charakter długotrwałego procesu, albo nagłego przewrotu
Bardzo trudno jest jednoznacznie stwierdzić, czy proces wdrażania zmian powinien trwać długo, czy krótko. Gdy ma on charakter ewolucyjny, czyli jest rozłożony w czasie, pozwala co prawda uniknąć chaosu i nie jest tak bardzo dotkliwy pod względem emocjonalnym, jednak opóźnia moment dojścia do celu. Zmiany nagłe, wręcz rewolucyjne zapewniają co prawda szybki efekt, ale wiążą się równocześnie z dużym obciążeniem i demotywacją pracowników. O tempie wprowadzania zmian powinny decydować przede wszystkim specyfika danej firmy i sytuacja, która doprowadziła ją do tej decyzji. Wśród wielu czynników, które należałoby w tym wypadku uwzględnić należy kultura organizacyjna firmy, profil zatrudnienia (w tym gotowość do zmian pracowników), powód i cel zmiany (czy zmiana została wymuszona nagłą sytuacją kryzysową, czy jest pomysłem na długofalowy rozwój firmy), a także dostępne zasoby i środki finansowe (np. na szkolenia).
Ważne jest nie tyle tempo zmian co podejmowanie decyzji we właściwym czasie
Choć zwykle zmiana rozpatrywana jest w kontekście czasu, jaki należy przeznaczyć na jej wdrożenie, to jednak nie sposób pominąć tu kwestii kolejności podejmowania związanych z nią decyzji. Praktyka uczy bowiem, iż o powodzeniu całego procesu decyduje nie tyle skumulowanie działań w krótkim okresie bądź rozłożenie ich na długie miesiące, co ich właściwe następstwo. Dotyczy to zwłaszcza złożonych i całościowych zmian wynikających np. z restrukturyzacji bądź integracji pofuzyjnej. W tym wypadku istotne są bowiem nie tyle zadania do wykonania, co ich odpowiednie zaplanowanie, uwzględniające właściwą kolejność. Trzeba mieć świadomość, które decyzje muszą być podjęte natychmiast, a co można, a nawet trzeba odłożyć ze względu na konieczność zebrania potrzebnych informacji i przeprowadzenia niezbędnych analiz. Dokonując zmian szczególnie trzeba zwracać uwagę na obszary strategiczne (np. sprzedaż) i tak je planować, aby w wyniku różnych zawirowań nie doszło tam do strat i utraty rynku.
Zmiana zwykle budzi opór
Jakakolwiek zmiana (zarówno w firmie jak i w życiu) niemal zawsze powoduje stres i budzi opór (a przynajmniej niechęć). Aby ją skutecznie przeprowadzić trzeba mieć świadomość z czym na poziomie psychologicznym mierzą się ludzie, jakie mają potrzeby i możliwie szybko na nie reagować. W okresie wprowadzania zmian większość pracowników traci zwykle poczucie bezpieczeństwa. Czują się oni zagrożeni, nie wiedzą do końca, co ich czeka, często spodziewają się najgorszego (np. zwolnienia). Ta niepewność wywołuje w nich frustrację, powoduje wycofanie, obniża motywację i zaangażowanie, które paradoksalnie akurat wtedy są firmie najbardziej potrzebne. Ten opór rzadko jest działaniem przeciwko firmie, ale raczej wynika z chęci przetrwania i ochronienia siebie. To ważne, aby zarządzający mieli świadomość tego, skąd bierze się taka postawa pracowników, ponieważ w ten sposób łatwiej im będzie wdrożyć odpowiednie środki zaradcze.
Komunikacja wspiera proces wprowadzania zmian
Niepewność, która zaburza poczucie bezpieczeństwa pracowników, najprościej jest niwelować poprzez właściwą komunikację. Działaniom tym należy nadać odpowiednią rangę nie tylko na początku procesu wprowadzania zmian, ale także w okresie późniejszym, aż do momentu osiągnięcia celu ostatecznego. Komunikacja powinna być prowadzona na bieżąco i w sposób ciągły. Nie wystarczy jedynie obwieścić zmiany – mówić trzeba stale i to zarówno o aktualnie realizowanych, jak i planowanych działaniach. Wszelkie decyzje powinny być nie tylko obwieszczane, ale co ważne tłumaczone. Komunikacja nie powinna ograniczać się jedynie do ogólników. Z ludźmi należy szczegółowo omawiać cele i wynikające z nich zadania do realizacji. Jednocześnie warto zachęcać ich do przedstawiania własnych pomysłów oraz wyrażania ewentualnych obaw. Choć jak wykazują badania przeprowadzone wśród polskich firm, większość pracodawców pyta pracowników o zdanie na temat dokonywanych zmian (78% ankietowanych), to jednak tylko 51% z nich korzysta później z tych informacji.[1] Takie postępowanie nie jest dobre i może stać się źródłem jeszcze większej frustracji pracowników. Jeśli firma nie chce, bądź nie może uwzględnić opinii pracowników, powinna im chociaż wyjaśnić dlaczego tego nie robi.
Zawsze należy dążyć do tego, by komunikacja była dwustronna i możliwie najbardziej symetryczna. W przeciwnym razie nie spełni ona swojej funkcji, a w skrajnym wypadku może nawet służyć manipulacji.
[1] https://www.ey.com/pl_pl/business-5-0/zarzadzanie-zmiana-jak-zaplanowac-ja-skuteczniej