Pandemia koronawirusa w roku 2020 spowodowała istotne zmiany na rynku pracy, a co za tym idzie zmianę w sposobie postrzegania komunikacji wewnętrznej. Tak jak wcześniej jej rolę ograniczano do bardziej lub mniej bieżącego przekazywania informacji oraz traktowano jako narzędzie do budowania kultury organizacyjnej, tak teraz doceniono jej strategiczne znaczenie dla efektywnego funkcjonowania firmy. Zmiany w sposobie pracy, które nastąpiły w wyniku koronakryzysu stały się jednocześnie wyznacznikiem nowych trendów w zakresie komunikacji wewnętrznej na najbliższe miesiące, a nawet lata.
Kryzys i praca zdalna powodują zmiany w komunikacji wewnętrznej
Pandemia spowodowała, że praktycznie z dnia na dzień wiele osób przeszło w tryb pracy zdalnej. Dla firm oznaczało to konieczność wprowadzenia rozwiązań, które z jednej strony zapewniłyby efektywną organizację pracy (wyznaczanie zadań, dokonywanie uzgodnień, kontrolę), z drugiej natomiast dawały realne wsparcie pracownikom, którzy musieli zmierzyć się z zupełnie nową dla siebie sytuacją. Zadaniem komunikacji stało się minimalizowanie poczucia odizolowania, niepewności, a nawet obaw o przyszłość. Potrzebne stały się działania, które pomogłyby podtrzymać poluzowane relacje. Trudne emocje potęgowało napięcie wynikające z konieczności łączenia pracy w domu z opieką nad dziećmi. Dodatkową trudnością było także tempo wprowadzania nowych rozwiązań. To co w normalnych warunkach trwałoby miesiącami, a nawet latami zostało wdrożone natychmiast. Takie rewolucyjne podejście pozwoliło co prawda ograniczyć opór przed zmianą, ale jednocześnie zwiększyło związany z nią stres.
Główne trendy na 2021 rok
Prognozowane trendy w komunikacji wewnętrznej na rok 2021 dotyczą zarówno zmian w podejściu do tego obszaru funkcjonowania firm, jak i zastosowania nowych kanałów, bądź przedefiniowania dotychczasowego sposobu ich wykorzystania.
- Prognozuje się wzrost znaczenia komunikacji wewnętrznej, co jest spowodowane ogólnym zwiększeniem potrzeb informacyjnych. Pracownicy mają coraz więcej wątpliwości i pytań, na które samodzielnie poszukują odpowiedzi. Jest to o tyle istotne, że zostali oni odcięci od dotychczasowych źródeł informowania, w tym tych nieformalnych
- Więcej podejścia strategicznego, mniej narzędziowego. Nie chodzi tylko o przekazywanie pracownikom informacji, ale osiąganie konkretnych celów jak integrowanie, niwelowanie niepewności, zwiększanie zaangażowania itd.
- Konieczność częstszych interakcji z pracownikami. Brak kontaktów bezpośrednich oraz funkcjonowanie w warunkach niepewności powoduje konieczność zbudowania jasnych ram komunikacji, w tym stworzenia efektywnego harmonogramu wykorzystania poszczególnych narzędzi.
- Większa dbałość o zasięg, a co za tym idzie wykorzystanie nowych kanałów komunikacyjnych. Informacje mają docierać do wszystkich, a nie tylko tych, którzy ich aktywnie poszukują.
- Digitalizacja komunikacji wewnętrznej, czyli sięganie po nowe rozwiązania technologiczne, które zapewnią większą dostępność (np. aplikacje mobilne)
- Transparentność, szczerość, autentyczność, spontaniczność i empatia. Te wartości zawsze są dobrze odbierane, ale w dobie powszechniejszego wykorzystania mediów społecznościowych (jak fb, twitter itp.) nabierają szczególnego znaczenia, bo media te wymuszają wręcz tego rodzaju podejście
- Kreatywne wykorzystanie nowych formatów (live streaming, video, podcast), to nie tylko ciekawszy sposób przekazywania informacji, ale także pomocne narzędzie budowania relacji
- Badanie skuteczności komunikacji wewnętrznej, oczekiwanie informacji zwrotnej, analiza reakcji pracowników. W związku z wprowadzeniem nowoczesnych technologii niektóre analizy będą łatwiejsze do przeprowadzenia (np. poprzez analizę statystyk)
- Większe zaangażowanie kadry zarządzającej w proces komunikacji wewnętrznej, co dotyczy zarówno poświęcenia jej większej uwagi, jak i aktywnego uczestnictwa np. poprzez udział w live streamingach.
Nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej
Rok 2021 będzie oznaczał dla komunikacji wewnętrznej przede wszystkim jej digitalizację i dostosowanie tradycyjnych form przekazu do nowych wyzwań. O tym, jak bardzo zmienia się ten obszar może świadczyć badanie porównawcze jakie wykonano wśród firm niemieckich. Pokazuje ono, że w stosunku do roku 2019 pandemia spowodowała rezygnację lub znaczne ograniczenie niektórych form komunikacji (jak rozmowy bezpośrednie), podczas gdy inne zaczęły być masowo stosowane (np. aplikacje na telefony typu slack).
Porównanie najczęściej wykorzystywanych źródeł informacji w firmach w Niemczech
| Przed 2019 rokiem | Podczas 2020 roku | |
| 1 | Rozmowy bezpośrednie | E-mail/newsletter |
| 2 | Spotkania | Intranet |
| 3 | Poczta pantoflowa | Rozmowa bezpośrednia |
| 4 | Intranet | Okólnik |
| 5 | Okólniki | Wirtualne spotkania |
| 6 | Tablica informacyjna | Social intranet |
| 7 | Gazeta zakładowa (drukowana) | Tablica informacyjna |
| 8 | Newsletter | Aplikacje mobilne |
Źródło: https://staffbase.com/blog-de/interne-kommunikation-instrumente/
Wydaje się, iż wiele rozwiązań w obszarze komunikacji wewnętrznej, które wymusiła na pracodawcach pandemia pozostanie z nami już na dłużej. Dobrze byłoby jednak, żeby to doświadczenie spowodowało także lepsze zrozumienie jej strategicznego znaczenia, a co za tym idzie bardziej ukierunkowane na potrzeby pracowników i planowe zastosowanie.