Na czym polega zarządzanie przez wartości?

Zarządzanie przez wartości to najprościej rzecz ujmując podejście, które stawia wartości organizacyjne w centrum wszelkich działań biznesowych. W praktyce oznacza to, że kierownictwo firmy nie opiera swoich decyzji wyłącznie na wynikach finansowych, ale dodatkowo filtruje je przez pryzmat zgodności z przyjętymi wartościami. Co więcej wartości te są źródłem zasad, na podstawie których wymaga się od wszystkich pracowników określonego sposobu postępowania, co w konsekwencji tworzy wysokiej jakości standardy (np. obsługi klienta). Takie zarządzanie wymaga dużej świadomości i dojrzałości, a szczególną rolę w podejściu tym odgrywa empatia i komunikacja.

To na jakich wartościach firma będzie bazowała jest kwestią bardzo indywidualną. Wszystko zależy od jej charakteru, etapu rozwoju, kultury organizacyjnej, cech liderów, profilu zatrudnionych, specyfiki rynku i rozpoznanych potrzeb. Wartości mogą być uniwersalne, prospołeczne, ściśle związane z określoną branżą, albo odwoływać się do konkretnych idei bądź wąskich aspektów życia, przy czym zawsze muszą być zgodne z misją i wizją firmy. Przykładowo mogą to być: uczciwość, szacunek, otwartość, ale także tradycja, solidność czy edukacja. Każda firma powinna wypracować i możliwie jednoznacznie zdefiniować swoje własne wartości. Ważne, aby były one adekwatne, prawdziwe i wzmacniające i nie przywodziły na myśl jedynie ogólnikowych sloganów reklamowych.

W tym miejscu warto zauważyć, że koncepcja zarządzania przez wartości nie jest niczym nowym i w praktyce była realizowane w zasadzie od zawsze. Różnica między tym dawnym, a nowoczesnym podejściem polega jedynie na świadomości. Brak zdefiniowanych wartości w firmie nie oznacza bowiem, że ich tam nie ma, ale raczej że działają one domyślnie, często są płynne i nie wszystkich obowiązują w takim samym stopniu (są równi i równiejsi).

Dlaczego warto wprowadzić w firmie zarządzanie przez wartości?

Choć koncepcja zarządzania przez wartości w nowoczesnym jej rozumieniu powstała ponad 50 lat temu, to jednak wciąż jest słabo rozpowszechniona. Główną przyczyną tego jest mała świadomość realnych korzyści płynących z jej zastosowania, a także brak wiedzy jak ją realizować w praktyce. Nie bez znaczenia są także negatywne doświadczenia z wcześniejszych prób zajęcia się tym tematem, które doprowadziły do zniechęcenia, bo nikt w firmie nie potraktował go poważnie, nie chciał współuczestniczyć i w ogóle uznał za stratę czasu. Tymczasem dobrze przemyślane i wdrożone zarządzanie przez wartości przynosi wiele korzyści. Wzmacnia relacje, ułatwia porozumienie i motywuje do bardziej efektywnej pracy. To także:

1. Spójna kultura organizacyjna – pracownicy wiedzą, co jest ważne, jakie zasady obowiązują, jakiej postawy się od nich oczekuje, ale także czego mogą się spodziewać od swojego pracodawcy.
2. Pozytywna samokontrola – ramy w postaci wartości prowadzą do zwiększonej samokontroli zespołowej oraz samokontroli osobistej, a to wyraźnie poprawia jakość pracy.
3. Większe zaangażowanie zespołu – ludzie chętniej pracują w miejscach, w których wyznaje się podobne do ich własnych wartości. To ułatwia identyfikację z firmą oraz wzmacnia lojalność pracowników.
4. Lepsze decyzje – wartości są jak kompas, ukierunkowują działanie, co może mieć szczególne znaczenie w trudnych i mniej oczywistych sytuacjach.
5. Zaufanie klientów i partnerów – spójność i  autentyczność przyciąga, a także daje poczucie bezpieczeństwa i dobrze rozumianej przewidywalności.
6. Mniejsze ryzyko kryzysów etycznych – nawet jeśli kryzysy się pojawią, to nie eskalują tak bardzo, ponieważ od początku wiadomo, co jest zgodne z firmą i jej wartościami.

Dla przeciwwagi w firmach, które nie są zarządzane przez jasno zdefiniowane wartości, ludzie działają według własnych zasad, co może prowadzić do chaosu. Kultura organizacyjna tworzy się przypadkowo, często pod wpływem najsilniejszych charakterów (i to nie zawsze na najwyższym szczeblu zarządzania). Brakuje spójności w decyzjach, bo przy braku kompasu w postaci wartości, dwie różne osoby w tej samej sytuacji mogą podjąć skrajnie inne decyzje i obie będą uważały, że mają rację. W efekcie końcowym poziom lojalności i zaangażowania pracowników jest bardzo niski, a ich zaufanie do firmy ograniczone.

Jak wdrożyć w firmie zarządzanie przez wartości?

Wdrożenie w firmie zarządzania przez wartości nie powinno być jednorazowym aktem, decyzją potwierdzoną uchwałą zarządu, czy eventowym wydarzeniem, ale procesem kulturowym rozłożonym w czasie i konsekwentnie realizowanym. Jego początkiem powinno być jasne zdefiniowanie wartości, w które powinno być zaangażowane możliwie najwięcej osób. Najlepiej zrobić to w formie warsztatów dla różnych grup zatrudnionych. Pytania, na które należy znaleźć odpowiedź to: co jest dla nas ważne, co nas wyróżnia, za co cenią nas inni, ale także my sami oraz jak to się ma do naszej wizji i misji firmy. Na tej podstawie należy wybrać kilka (3-5) kluczowych wartości, z którymi jesteśmy w stanie się najbardziej zidentyfikować i które uznamy za szczególnie istotne. Nie muszą odzwierciedlać tego, co jest aktualnie modne (integracja, innowacja), ale mają być autentyczne, jednoznaczne i obrazowe (solidność, punktualność). Kolejny krok to nadanie każdej wartości konkretnego znaczenia poprzez opis tego, jak ma się ona przejawiać w praktyce, czyli jakich zachowań oczekujemy, a czego nie będziemy tolerować. Dopiero po takim szczegółowym zdefiniowaniu wartości można przystąpić do ich ogłoszenia i wdrożenia. Można to robić choćby małymi krokami, ważne, aby odbywało się to konsekwentnie, jako element codziennych działań, tak długo aż stanie się normą. Główną rolę w procesie tym odgrywają liderzy, którzy stają się w ten sposób ich ambasadorami (ludzie kopiują liderów a nie plakaty). Istotne jest także, aby wartości znalazły odzwierciedlenie we wszystkich procesach firmowych, a zwłaszcza tych z obszaru HR. Podczas rekrutacji, onboardingu, oceny okresowej, spotkań feedbackowych, planowaniu ścieżki kariery zawsze należy kierować się wartościami firmowymi.

Podsumowując wdrożenie zarządzania przez wartości w firmie obejmuje:

1. Zdefiniowanie wartości.
2. Opis tego, jak wartości mają przejawiać się w praktyce.
3. Zakomunikowanie wartości.
4. Zaangażowanie liderów jako ambasadorów wartości.
5. Zakotwiczenie wartości w codzienności.

Zarządzanie przez wartości nie powinno być traktowane jako działanie promocyjne o znaczeniu wizerunkowym. Właściwie wdrożone stanowi bowiem realne wsparcie w codziennej działalności biznesowej, zapewniając poczucie bezpieczeństwa i wspólnoty wszystkim członkom organizacji.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu zapraszam do współpracy

The post Zarządzanie przez cele czy wartości? first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Dobra komunikacja zarządcza, czyli jaka?

Komunikacja zarządcza służy zapewnieniu przejrzystości, zrozumienia i akceptacji celów, strategii, procedur i decyzji przez wszystkich członków organizacji. W procesie tym szczególną rolę odgrywają menedżerowie, którzy są zarówno odbiorcami, jak i nadawcami, a w zasadzie multiplikatorami najważniejszych informacji w firmie. Celem komunikacji zarządczej jest wywołanie rezonansu u wszystkich członków organizacji, tak by w efekcie końcowym wiedzieli oni i rozumieli: co, w jaki sposób i kiedy powinni zrobić lub zmienić.

Właściwie prowadzona komunikacja zarządcza powinna zapewniać pierwszeństwo informacyjne menedżerom (przed innymi pracownikami), być pogłębiona (wyjaśniać szerszy kontekst podejmowanych decyzji) oraz dawać wsparcie (rozwiewać obawy i wątpliwości). To ważny element przywództwa, który pozwala budować relacje oraz wzmacniać motywację i zaangażowanie. Komunikacja zarządcza pełni szczególną rolę w okresach przełomu takich jak fuzje i przejęcia, zmiany organizacyjne, czy sytuacje kryzysowe, kiedy to standardowe działania nawykowe przestają być skuteczne, a wyjście ze schematu wymaga dodatkowego bodźcowania.

Aby menedżerowie stali się przekonującymi i wiarygodnymi informatorami, muszą być do tej roli właściwie przygotowani. I nie chodzi tu jedynie o zapewnienie im szkoleń, czy wdrożenie odpowiednich procedur, ale raczej stworzenie sprzyjającej atmosfery, czy szerzej, kultury organizacyjnej. Ważne jest budowanie opartego na zaufaniu kontaktu z kadrą kierowniczą, słuchanie, poznanie ich codziennego życia i problemów oraz współdziałanie już na etapie planowania strategicznego. Jest to szczególnie istotne w odniesieniu do menedżerów średniego szczebla, którzy z wyprzedzaniem wiedzą zazwyczaj, jakie obawy mogą mieć pracownicy i w związku z tym, jakie niewygodne pytania mogą zadawać. Warto przy tym pamiętać, że samo pierwszeństwo w przekazywaniu informacji nie wystarczy. Ta grupa chce być traktowana poważnie przez swoich przełożonych i angażowana w ważne procesy, dlatego też komunikacja z nimi wymaga opracowania osobnej strategii.  

Krok 1: Poznaj grupę docelową menedżerów

Punktem wyjścia do opracowania strategii komunikacji zarządczej powinno być jasne zdefiniowanie grupy docelowej, jaką tworzą menedżerowie. Potrzebne są tu zarówno analizy ilościowe, jak i jakościowe. Trzeba rozpoznać jakie poziomy przywództwa lub szczeble hierarchii istnieją w firmie oraz ilu jest menedżerów. Czy jest to grupa jednorodna, czy też istnieją między nimi jakieś różnice kulturowe (może to być szczególnie problematyczne w firmach międzynarodowych). Warto także zwrócić uwagę na rolę, jaką każda z tych osób może odegrać w procesie komunikacji wewnętrznej. Najbardziej typowe to:

• Strażnik – to osoba, która zapobiega przeciążeniu informacji poprzez przeglądanie i filtrowanie wiadomości, dzięki czemu może kontrolować przepływ informacji.
• Łącznik – to osoba, która łączy różne grupy w firmie, nie przynależąc do nich.
• Lider opinii – to osoba, która w sposób nieformalny wpływa lub promuje proces podejmowania decyzji i kształtowanie opinii.
• Kosmopolita – to osoba utrzymująca wiele relacji z ludźmi z otoczenia firmy i charakteryzująca się szczególną otwartością.

Ogólne analizy warto także pogłębić o rozpoznanie indywidualnych stylów komunikacyjnych liderów, tak by gdy zajdzie taka potrzeba można było zaoferować im ukierunkowane wsparcie (konkretne narzędzia, szkolenia itd.)

Krok 2: Stwórz model komunikacji

Kolejnym krokiem w procesie tworzenia strategii komunikacji zarządczej jest ustalenie, w jaki sposób informacje mają być dystrybuowane w obrębie firmy oraz jaka infrastruktura jest do tego niezbędna. Zasadniczą kwestią jest określenie modelu komunikacji, tzn. czy będzie ona miała charakter kaskadowy (komunikacja za pośrednictwem menedżerów), czy też informacje będą przekazywane bezpośrednio przez wyznaczone do tego osoby (komunikacja gwieździsta lub rozproszona). Decyzja dotycząca ogólnych zasad komunikacji powinna być zawsze dobrze przemyślana. W tym wypadku należy wziąć pod uwagę zarówno wielkość i strukturę firmy, jak i rodzaj informacji (tematów), które będą w ten sposób przekazywane. Komunikacja kaskadowa wydaje się często lepszym, a przynajmniej bezpieczniejszym rozwiązaniem. Wprowadza porządek i strukturę i przede wszystkim pozwala menedżerom określić swoją rolę w organizacji. Bycie źródłem informacji zawsze wzmacnia pozycję społeczną. Jeśli natomiast menedżerowie są informowani w tym samym czasie i zakresie co pozostali pracownicy, to nie mają większej wiedzy od swoich podwładnych, a co za tym idzie nie są w stanie odpowiadać na ich pytania. W ten sposób tracą na wiarygodności a ich znaczenie spada.

Decydując się na kaskadę komunikacyjną ważne jest, aby była ona tak skonfigurowana, aby wszystkie informacje docierały do ​​pracowników nie tylko w odpowiednim czasie, ale i we właściwej formie. Warto również zadbać o to, by menedżerowie nie czuli się przytłoczeni ilością koniecznych do przekazania informacji.

Inną ważną kwestią jest stworzenie warunków do słuchania i uzyskiwania informacji zwrotnej. W ten sposób promuje się komunikację we wszystkich kierunkach, co dobrze wpływa na atmosferę pracy, zwiększa motywację i zaangażowanie wszystkich członków organizacji.

Bez względu na to, jaki model firma wybierze (tzn. kaskadowy, czy inny), ważne jest, aby był on jasno zakomunikowany i aby na jego podstawie każdy menedżer zrozumiał swoją rolę i zakres odpowiedzialności.

Krok 3: Wybierz i zastosuj optymalne kanały i formaty komunikacyjne

Po dogłębnym poznaniu grupy docelowej jaką są menedżerowie, określeniu ich roli w procesie komunikacji wewnętrznej oraz stworzeniu zasad dystrybucji treści w firmie, kolejnym etapem jest wybór kanałów i formatów komunikacyjnych. W tym wypadku należy brać pod uwagę zarówno preferencje zarządu, menedżerów jak i pozostałych pracowników,  ale także dostępność narzędzi oraz ich dotychczasową skuteczność. Ważna jest nie tyle ilość, co jakość, dlatego wybór kanału powinien zostać wzbogacony o adekwatny format. Zwykle menedżerowie chcą mieć dostęp do wszystkich potrzebnych im informacji, po to by móc je swobodnie przeglądać, jednak warto stworzyć system, który nie tylko pozwoli im do nich dotrzeć, ale i natychmiast ocenić ich ważność. Można to zrobić wykorzystując do tego dedykowane platformy, albo/i specjalny system oznaczeń.

Jak w każdym rodzaju komunikacji, także tutaj sprawdzi się mieszanka kanałów. Informacje można tworzyć centralnie, ale później docierać do odbiorców różnymi drogami (komunikacja crossmedialna). W przypadku komunikacji zarządczej godne polecenia są wszelkie metody bezpośrednie, takie jak rozmowy, spotkania, co oczywiście nie musi wykluczać równoległego wykorzystania komunikacji elektronicznej (e-maile, aplikacje mobilne). Jednocześnie ważny jest umiar i bieżąca kontrola skuteczności poszczególnych kanałów i formatów. Gdy tego zabraknie może dojść do powstania szumu informacyjnego, czyli sytuacji, w której nadmiar informacji skutkuje dezinformacją lub niedoinformowaniem.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu zapraszam do realizacji wspólnych projektów

The post 3 kroki do efektywnej komunikacji zarządczej first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Sztuczna inteligencja

O możliwościach wykorzystania sztucznej inteligencji w obszarze komunikacji słyszy się od co najmniej kilku lat. Narzędzia takie jak ChatGPT coraz częściej zastępują proces twórczy człowieka, generując przekonujące merytorycznie i językowo treści; natomiast Chatboty oszczędzają cenny czas handlowców udzielając odpowiedzi na rutynowe zapytania klientów. Używanie AI do masowej produkcji tekstów, ukierunkowanych na słowa kluczowe i dobre pozycjonowanie, choć ułatwia pracę, może paradoksalnie zaszkodzić firmie, która traci w ten sposób na swej autentyczności. Sztuczna inteligencja pozbawiona jest także empatii, którą zapewnia jedynie bezpośredni kontakt z drugim człowiekiem. Te ograniczenia powodują, że po pierwszej fascynacji, etapie prób i błędów wynikających z wstępnej fazy rozwoju tych narzędzi, przechodzimy do ery strategicznego ich wdrażania. Zauważalnym trendem jest nie tyle poszerzanie instrumentarium, co konieczność opracowania przez firmy całościowej polityki AI. Potrzebne jest określenie zasad stosowania sztucznej inteligencji oraz roli człowieka w całym tym procesie. Ważne jest zachowanie kontroli nad narracją, sprawdzanie poprawności generowanych treści, tak aby nie stanowiły one jedynie odzwierciedlenia zasobów sieci, ale były zgodne z filozofią działania firmy i jej wartościami. Sztuczna inteligencja to narzędzie, które ma wspierać człowieka, a nie go całkowicie zastępować i aby działało efektywnie potrzebuje odpowiednich instrukcji, które powinny wynikać ze strategii, a nie jedynie bieżących potrzeb.

Komunikacja wizualna i podcasty

Podstawową zaletą komunikacji wizualnej jest to, że ułatwia przekazywanie złożonych treści w bardziej przystępny i wciągający sposób. Oddziałuje na zmysły na głębszym poziomie niż tekst pisany, dlatego skuteczniej przyciąga i podtrzymuje uwagę. Służy nie tylko wyjaśnianiu, ale także zwiększaniu zaangażowania odbiorców. Komunikacja wizualna systematycznie zyskuje na znaczeniu. Poza wykorzystaniem standardowych infografik, wideokonferencji, czy interaktywnych prezentacji, świat biznesu coraz odważniej wkracza obecnie w świat filmu i podcastów.

Przewiduje się, że w 2024 roku treści wizualne będą nie tyle uzupełnieniem, co trzonem komunikacji. Potwierdza to między innymi zwiększająca się popularność Reels, Stories, czy IGTV. Zauważalną tendencją roku 2024 będzie skracanie i kondensowanie treści. Z tego powodu na znaczeniu zyskają formaty typu TikTok. Normą staje się także dodawanie napisów do filmów (transkrypcji), co umożliwia ich oglądanie bez dźwięku.

Wraz z komunikacją video na znaczeniu zyskają także formaty audio. Dotyczy to zwłaszcza podcastów,  których zaletą jest to, że potrafią oddać emocje i budować bliskość, umożliwiając jednocześnie wielozadaniowość. Również tutaj widoczny jest trend do skracania treści, czego efektem jest rosnąca popularność minipodcastów.

Prognozuje się, że komunikacją audio-video zainteresują się w większym niż dotychczas stopniu firmy B2B, które już teraz dostrzegają jej przydatność przy omawianiu złożonych zagadnień technologicznych i produkcyjnych, jak również doceniają jej rolę w procesie budowania zaufania.

Hiperpersonalizacja

W coraz bardziej cyfrowym świecie na znaczeniu zyskuje spersonalizowana i autentyczna komunikacja. Wynika to z tego, że bliskości, zaufania i zaangażowania nie buduje się na bazie ogólnikowych informacji generowanych przez sztuczną inteligencję, ale prawdziwej i emocjonalnej komunikacji. Tu potrzebne jest opowiadanie wiarygodnych i interesujących historii, odzwierciedlających potrzeby odbiorców oraz docieranie do nich preferowanymi przez nich kanałami. W tych warunkach tradycyjną segmentację rynku zastępuje personalizacja, a nawet hiperpersonalizacja, a planowanie zamienia się w adaptację w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to natychmiastową modyfikację treści przekazu zaraz po wykryciu zmian w zainteresowaniach, lokalizacji czy zachowaniu osób docelowych. Co więcej, dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji możliwe staje się także przewidywanie ich przyszłych preferencji. Dostosowanie treści do indywidualnych reakcji i potrzeb odbiorców pozwala nie tylko zaoferować im lepsze rozwiązania, ale także budować z nimi bliższą więź.

Mikroinfluencerzy

Działalność influencerów ma ścisły związek z mediami społecznościowymi, których funkcja ewoluowała w ostatnich latach od zapewniania rozrywki do bycia jednym z kluczowych kanałów komunikacji, w którym bezproduktywne spędzanie czasu zastąpione zostało nieustannie prowadzonym dialogiem. Influencerzy to sieciowe osobowości, które potrafią skupić wokół siebie (czyli na swoich profilach) tysiące, a nawet miliony obserwujących, będąc dla nich niekwestionowanymi autorytetami. Ich autentyczność oraz umiejętność przekonującego opowiadania historii, które angażują odbiorców, czyni z nich promotorów określonego stylu życia, a także wiarygodnych ambasadorów marek.

W roku 2024 influencerzy wciąż będą pełnić ważną rolę, jednak z punktu widzenia interesu firm, chodzi nie tyle o to, by pojawiać się na ich kanałach, ale raczej żeby za ich pośrednictwem skutecznie docierać do jasno określonej grupy docelowej (hiperpersonalizacja). Badania pokazują, że popularni influencerzy posiadający ogromną liczbę obserwujących tego nie zapewniają. Liczne współprace z różnorodnymi markami powodują, że stają się oni mniej wiarygodni, nie wspominając o konieczności ponoszenia wysokich kosztów wynikających z ich oczekiwań finansowych. Firmy zrozumiały, że w tym wypadku ważna jest nie tyle ilość, co jakość, dlatego też na znaczeniu coraz bardziej zyskują mikro- a nawet nanoinfluencerzy. Choć mają oni jedynie 1000 do 10000 obserwujących, to jednak osoby te są mocno zaangażowane, a co ważniejsze, posiadają jasno zdefiniowane zainteresowania. Tacy influencerzy postrzegani są jako bardziej autentyczni, a przede wszystkim bardziej wiarygodni, bo swoje zasięgi budują organicznie. Ich relacje z odbiorcami mają charakter niemal osobisty, opierają się na silnej interakcji, co powoduje, że są w stanie silniej na nich oddziaływać. Współpraca z mikroinfluencerami to trend, który przybiera na znaczeniu, ponieważ daje firmom możliwość ukierunkowanego i bezpośredniego docierania do swoich grup docelowych i nie wymaga aż tak dużych nakładów.

Zrównoważony rozwój

Społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR) to pojęcie, które w zarządzaniu znane jest od wielu lat. Dotychczas była to raczej kwestia świadomości menedżerów, która prowadziła firmy do podejmowania określonych działań, jednak w najbliższym czasie stanie się już w zasadzie normą.

Współcześni konsumenci oczekują od firm jasnego stanowiska w kwestiach społecznych, środowiskowych oraz autentycznej komunikacji w tym zakresie. Zrównoważony rozwój jest megatrendem dla całego społeczeństwa. Jest szczególnie widoczny w postawie młodego pokolenia (Z i Alpha), ale swoje odzwierciedlenie znajduje także w uregulowaniach prawnych. Firmy muszą podejmować więcej działań w obszarach ładu środowiskowego, społecznego i korporacyjnego (w skrócie ESG, czyli Environmental, Social, Governance), a w związku z dyrektywami unijnymi w sprawie sprawozdawczości dotyczącej zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw (CSRD, czyli Corporate Sustainability Reporting Directive) będą miały także obowiązek publikowania informacji na ten temat. Duże przedsiębiorstwa muszą raportować o wszystkich ważnych aspektach zrównoważonego rozwoju w swoich sprawozdaniach rocznych, począwszy od roku budżetowego 2024. Natomiast w przypadku wszystkich spółek, które spełnią podstawowe kryteria, takie jak liczba pracowników (> 250), sprzedaż netto (> 50 mln euro) czy suma aktywów (> 25 mln euro), obowiązek raportowania będzie obowiązywać od roku budżetowego 2028.

Jednocześnie dobiega końca czas, w którym mówienie o zrównoważonym rozwoju ograniczało się do storytellingu. Obecnie każda firma, identyfikująca się z tymi ideami, musi być w stanie to potwierdzić. Komunikacja odnosząca się do zrównoważonego rozwoju musi opierać się na faktach i dowodach. Wymaga tego społeczeństwo, ale także UE, która chce w ten sposób położyć kres greenwashingowi.

Ogromne zainteresowanie tymi kwestiami powoduje, że w wielu firmach osoby odpowiedzialne za komunikację przejmują pomału rolę menedżera ds. zrównoważonego rozwoju. Jednocześnie wciąż poszukuje się nowych kanałów dotarcia do odbiorców, czego efektem mogą być korporacyjne centra zrównoważonego rozwoju w formie np. specjalnej mikrostrony.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz skorzystać z mojej wiedzy w tym zakresie zapraszam do współpracy

The post Trendy w komunikacji korporacyjnej w 2024 first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Choć wielu menedżerów ma świadomość tego, jakie korzyści można uzyskać dzięki właściwe prowadzonej komunikacji wewnętrznej, to jednocześnie rzadko potrafi nią profesjonalnie zarządzać. Bardzo często próbuje się ją usprawniać poprzez wdrażanie kolejnych narzędzi (np. infokiosków, aplikacji mobilnych), zapominając przy tym, że komunikacja wewnętrzna, aby spełniała swoją pozytywną funkcję, musi być oparta na przejrzystej wizji i świadomości celu, a nie jedynie kreatywnych pomysłach.

Usprawnianie komunikacji wewnętrznej zawsze zaczyna się od analizy

Stworzenie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej wymaga opracowania strategii, która będzie wyrazem wizji, a następnie wdrożenia konkretnych narzędzi, które ją urealnią. W praktyce chodzi przede wszystkim o udrożnienie kanałów komunikacyjnych, co umożliwi swobodny przepływ informacji i jednocześnie stworzy przestrzeń do budowania relacji międzyludzkich.

Opracowanie dobrego tzn. efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej zaczyna się od przeprowadzenia szeregu analiz i zebrania danych, na bazie których tworzona jest strategia. Musi być ona dopasowana do tej jednej konkretnej organizacji, ponieważ w tym wypadku nie ma równie dobrych rozwiązań dla każdego. Praktyka pokazuje, że często, to co sprawdzi się w jednej organizacji, może paradoksalnie wywołać falę krytyki i niezadowolenia w innej.

Opracowując system komunikacji wewnętrznej należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Należą do nich między innymi wielkość organizacji, stopień jej rozproszenia (ilość filii), strukturę zatrudnienia (różnice wynikające z wieku czy wykształcenia pracowników), dotychczasowy sposób komunikacji (wynikający zarówno z kultury organizacyjnej, jak i dotychczas wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych), ale także posiadane zasoby własne (finansowe i personalne), które mogą ułatwiać bądź utrudniać wdrożenie najlepszych nawet pomysłów.

Lista kontrolna efektywnej komunikacji wewnętrznej

Komunikacja wewnętrzna tworzy swego rodzaju system naczyń połączonych, gdzie wszelkie zaniedbania w jednym z obszarów mogą wywołać lawinę negatywnych skutków w innych. Na komunikację wewnętrzną należy patrzeć całościowo, dostrzegać zależności między poszczególnymi jej elementami, nie zapominając przy tym o starej maksymie, że diabeł tkwi w szczegółach.

Tworząc, a raczej usprawniając istniejący system komunikacji wewnętrznej (bo przecież komunikacja niezależnie od tego, czy obszar ten jest świadomie zarządzany czy nie, zawsze zachodzi) warto pamiętać o pewnych zasadach. Ważne są:

1. Zgodność komunikacji z kulturą organizacyjną. Komunikacja wewnętrzna z jednej strony tworzy, z drugiej jest wyrazem kultury organizacyjnej. To dobre narzędzie kształtowania pożądanej kultury organizacyjnej, ale także źródło informacji o tym, jaka ona jest. Widać to zarówno przy onboardingu nowych pracowników, jak również w bieżącej działalności operacyjnej. Warto pamiętać, że wszelkie zmiany w systemie komunikacji wewnętrznej będą miały wpływ na kulturę organizacyjną. Jednocześnie istniejąca kultura organizacyjna może skutecznie blokować wdrażanie jakichkolwiek nowych pomysłów.
2. Pozyskanie informacji zwrotnej. Komunikacja może ograniczać się do przekazywania informacji (komunikacja jednostronna), albo być dialogiem (komunikacja dwustronna). Opracowując system komunikacji wewnętrznej warto zadbać o wdrożenie narzędzi, które umożliwiłyby bieżącą wymianę opinii. Mogą to być okresowe ankiety, dedykowane temu spotkania pracownicze, czy też narzędzia w rodzaju tablicy PDCA
3. Personalizacja. Nie każda informacja jest tak samo ważna dla każdego. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm, zatrudniających wiele setek, a nawet tysięcy osób. Opracowując system komunikacji wewnętrznej należy wcześniej dokonać segmentacji wszystkich pracowników ze względu na ich potrzeby informacyjne i zwyczaje i na tej podstawie tworzyć dedykowane im platformy, na których zamieszczane będą dopasowane do nich komunikaty.
4. Storytelling. W komunikacji nie chodzi tylko o przekazanie informacji, ale budowanie relacji i zaangażowania. Ludzie łatwiej zidentyfikują się z firmą, gdy będą w stanie się w niej umiejscowić, także emocjonalnie. Storytelling, czyli odwołanie się do wspólnych historii i przeżyć, umożliwia tworzenie głębszych więzi między pracownikami a firmą.
5. Spójność komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Choć komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna dotyczy różnych grup docelowych i obejmuje nieco inne treści, to należy pamiętać, aby nie były one ze sobą sprzeczne. Ważną kwestią jest także kolejność informowania. Zawsze należy zaczynać od pracowników, a dopiero później przekazywać komunikat do odbiorców zewnętrznych.
6. Komunikacja crossmedialna. Skuteczność dotarcia z informacją do odbiorcy w znacznym stopniu zależy od doboru kanału komunikacyjnego. Ludzie mogą mieć różne preferencje wynikające z ich przyzwyczajeń, czy charakteru pracy, dlatego tworząc system komunikacji wewnętrznej warto uwzględnić w nim wiele rodzajów mediów, tzn. zarówno te tradycyjne (jak tablice ogłoszeń), jak i cyfrowe.
7. Krótko i zwięźle. Wszyscy jesteśmy codziennie  zalewani masą informacji. Dotyczy to także miejsca pracy. Wyniki badań pokazują, że łatwiej pozyskać uwagę odbiorcy, gdy informacja będzie krótka i treściwa. Poza różnego rodzaju analizami i wyjaśnieniami warto dostarczać pracownikom krótkie streszczenia i podsumowania, także w formie infografik, a nawet filmików w formacie TikTokowym.
8. Pomiar efektywności. Mierzenie skuteczności komunikacji wewnętrznej jest trudne, ale nie jest niemożliwe. Ocenie można poddawać zarówno ogólny koncept (czyli strategię) i poziom realizacji zamierzonych celów komunikacyjnych, jak i przydatność poszczególnych narzędzi. Komunikacja w swej naturze jest procesem dynamicznym, dlatego warto okresowo sprawdzać jej efekty i być otwartym na różnego rodzaju zmiany i modyfikacje.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz skorzystać z mojej wiedzy w tym zakresie zapraszam do współpracy

The post Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

1. Zdefiniuj wartości

Zdefiniowanie wartości to baza, punkt wyjścia do podejmowania dalszych decyzji i to nie tylko tych marketingowych. Wartości można rozumieć dwojako: jako korzyści płynące z oferty oraz zasady etyczne obowiązujące w firmie. Zastanów się jaką korzyść może mieć to, co chcesz zaoferować swoim klientom, bo wartością nie jest pomysł na biznes, ale raczej jego efekt.  Jednocześnie pomyśl o sobie, o swoich wartościach i zasadach, którymi kierujesz się w prowadzeniu biznesu. Jakakolwiek niezgodność, czy konieczność przekraczania siebie jest frustrująca i demotywująca. Prawdziwy sukces można odnieść tylko działając w zgodzie ze sobą.

2. Dobrze poznaj swoich klientów

Zwykle problemem firm nie jest produkcja, ale sprzedaż. Zanim jednak zaczniesz optymalizować dystrybucję, inwestować w reklamę, czy przeprowadzać akcje promocyjne, zastanów się dobrze, kim jest twój klient, czyli do kogo kierujesz swoją ofertę. Im więcej szczegółów nazwiesz, im bardziej konkretny opis stworzysz, tym lepiej. Znajomość tzw. grupy docelowej, jej nawyków, typowej ścieżki zakupowej pozwoli Ci zbudować skuteczny  lejek marketingowy, który przyciągnie uwagę potencjalnych nabywców i przeprowadzi ich przez cały proces zakupowy. Pomoże stworzyć strukturę działań, a potem wypełnić je odpowiednią treścią (stworzyć content).

3. Szukaj szans, skoncentruj się na swoich mocnych stronach

Przygotuj prostą analizę SWOT, czyli zdefiniuj Strengths (swoje mocne strony), Weaknesses (słabe strony), Opportunities (szanse potencjalne lub zaistniałe w otoczeniu) oraz Threats (zagrożenia prawdopodobne lub istniejące w otoczeniu). Pomyśl o swoich mocnych stronach i o tym, jak możesz je wykorzystać na swoją korzyść. Jaką wiedzę, doświadczenie lub umiejętności posiadasz, których brakuje innym. Stwórz własną niszę rynkową. Jednocześnie zobacz kontekst, czyli to z kim konkurujesz, jak zachowuje się rynek, jakie są aktualne trendy i które z nich będą ci sprzyjały. Na nich się skoncentruj.

4. Opracuj strategię marketingową

Przygotowanie strategii marketingowej może kojarzyć się ze stosami dokumentów i skomplikowanym myśleniem analitycznym. Proces ten nie musi być jednak aż tak rozbudowany i zwłaszcza w przypadku niewielkich biznesów można go znacznie uprościć. Posiadanie strategii i wynikającego z niej planu marketingowego pomoże Ci określić konkretne cele i zadania do realizacji. Będzie kotwicą, która uchroni Cię przed rozproszeniami i kompasem, który pozwoli ci utrzymać właściwy kierunek.

5. Zaprojektuj swój lejek marketingowy

Znając klientów, ich potrzeby oraz nawyki sprawdź, gdzie możesz pojawić się na ich ścieżce zakupowej, czyli określ tzw. miejsca styku z marką. Na tej podstawie zaprojektuj lejek marketingowy, czyli ustal, w jaki sposób i przy wykorzystaniu jakich kanałów  przyciągniesz uwagę nabywców (pozyskasz leady), jak potem będziesz ich edukował oraz rozwiewał pojawiające się wątpliwości, by finalnie dokonali oni zakupu. Pamiętaj, że raz stworzony lejek nie jest czymś stałym i niezmiennym. Tak jak wiele innych działań wymaga ciągłej aktualizacji, po to, by dopasować go do aktualnych zwyczajów klientów, które z natury są zmienne.

6. Próbuj, testuj, sprawdzaj i nie bój się analityki

W marketingu bardzo ważne jest by mieć ciągły kontakt z rynkiem, by go nieustannie monitorować. W tym celu można przeprowadzać duże badania np. ankietowe, sprawdzać dane Google Analytics, albo po prostu wyciągać wnioski z rozmów z klientami. Każda informacja zwrotna jest cenna i powinna być bazą do przemyśleń. Jest to szczególnie istotne w przypadku wprowadzania nowych produktów, albo zmian w dotychczasowym sposobie działania. Każdy pomysł, zanim zostanie wdrożony warto przetestować i nie należy bać się jego modyfikacji, jeśli tylko zwiększy to satysfakcję klienta.

7. Buduj relacje i dbaj o bieżącą komunikację

Współczesny marketing koncentruje się nie tyle na transakcji, co na budowaniu relacji (która ma dopiero skutkować transakcją). Tradycyjny podział na B2C i B2B już jakiś czas temu zastąpiony został przez H2H (czyli Human to Human), co oznacza, że w centrum zainteresowania znalazł się człowiek, ale nie jako kupiec, ale istota czująca. Praktyczna realizacja tej koncepcji sprowadza się do dążenia do utrzymywania stałego kontaktu z klientami, jako osobami i bieżącej z nimi komunikacji. Zastanów się, w jaki sposób będziesz budował relacje z Twoimi klientami, jakimi kanałami będziesz się z nimi komunikował. Czy będą to social media, czy może postawisz na kontakty bezpośrednie. Stwórz plan działania i go konsekwentnie realizuj.

8. Zawczasu przygotuj się na kryzys

W każdej działalności prędzej, czy później dojdzie do jakiegoś kryzysu. Jest zresztą takie powiedzenie, że firmy dzielą się na te, które mają już pierwszy kryzys za sobą, albo jest on dopiero przed nim. Im wcześniej przygotujesz się na to, że coś może pójść nie tak, tym lepiej. Zrób listę wszystkich (a przynajmniej najbardziej prawdopodobnych) trudnych sytuacji, z którymi być może przyjdzie Ci się zmierzyć (jak np. nieprzychylne komentarze w Internecie) i już teraz pomyśl, jak wtedy zareagujesz, jakie kroki podejmiesz. Tu nie chodzi o czarnowidztwo, ale świadome zarządzanie kryzysami, które przy odpowiednim podejściu nie tylko nie są w stanie zaszkodzić firmie, ale wręcz mogą ją wzmocnić.

– – – – – – – – – –

Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą i potrzebujesz wsparcia w opracowaniu koncepcji i realizacji swoich działań marketingowych zapraszam do współpracy

The post Marketing na starcie, czyli 8 marketingowych podpowiedzi dla początkujących first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Jak rodzą się plotki w firmie?

Plotkowanie w firmie ma bezpośredni związek z kulturą organizacyjną, nawykami ludzi, ale także konkretnymi wydarzeniami, które zwiększając poziom stresu u pracowników oraz zapotrzebowanie na informacje, zaczynają poszukiwać ich na własną rękę. Dotyczy to różnych niespodziewanych sytuacji, czy wręcz kryzysów, ale także wdrażania zmian wynikających z fuzji, restrukturyzacji, albo rotacji na stanowiskach kierowniczych. Wiedza na temat przyszłości, planów, czy spodziewanych skutków zmiany staje się towarem deficytowym, który zaczyna pełnić rolę narzędzia w walce o wpływy i pozycję w firmie. Determinacja pracowników w tym względzie bywa ogromna. Aby zaspokoić swoje potrzeby potrafią oni odczytywać nawet najdrobniejsze sygnały, które następnie interpretują zgodnie ze swoimi oczekiwaniami, bądź obawami. Źródłem wiedzy staje się dla nich nie tylko informacja i treść jaką ona w sobie kryje, ale także sposób i okoliczności jej przekazania. O tym jak komunikat zostanie odczytany decydują czasami niuanse. Ludzie potrafią poddać analizie konstrukcję pojedynczego zdania, zastanawiają się, dlaczego przemówienie wygłosiła akurat ta osoba, a nie inna i czy szary papier jest rzeczywiście wyrazem proekologicznego nastawienia organizacji, czy raczej wprowadzonych oszczędności. W tym czasie prowadzi się intensywne obserwacje przełożonych i kolegów. Ocenia się i komentuje nie tylko to, co i jak mówią, ale także jak się zachowują. Na znaczeniu zyskują kontakty nieformalne, zwłaszcza te z osobami stojącymi wyżej w hierarchii oraz mającymi lepszy dostęp do zarządu. Ludzie poszukują informacji wszędzie, a jeśli źródła oficjalne okażą się niewystarczające, luka natychmiast wypełniana jest przez plotki.

Plotki to wynik braku, nadmiaru albo nadinterpretacji informacji

Plotkowanie odciąga pracowników od ich obowiązków, a to zawsze obniża produktywność firmy. Ludzie zatrzymują się na korytarzach, spotykają w kuchni, albo przy ksero tylko po to, by usłyszeć, co wiedzą lub myślą o zaistniałej sytuacji inni. Co ciekawe, plotki wynikają nie tylko z niewystarczającej podaży oficjalnych doniesień, ale także ich nadmiaru (co wiąże się z trudnościami z ich przetwarzaniem) oraz ich zbyt pozytywnego wydźwięku (przestają być wiarygodne). Mogą pojawić się na skutek błędów warsztatowych popełnionych na etapie tworzenia i dystrybucji informacji, jak i być efektem nadinterpretacji bądź odrzucenia przez odbiorców niewygodnych treści. Ich źródłem są zasłyszane (bądź podsłuchane) rozmowy, doniesienia medialne, ale także zwykłe domysły. Niechronologiczny sposób przekazywania oraz ciągłe wzbogacanie pierwotnych treści o nowe elementy powoduje, że plotki potrafią bardzo zniekształcić obraz rzeczywisty.

Mimo, iż plotki potrafią być mocno destrukcyjne, to jednocześnie na poziomie psychologicznym są ludziom bardzo potrzebne. W sytuacji braku rzetelnych informacji, bądź ich bardzo negatywnego wydźwięku, pełnią rolę wentyla bezpieczeństwa, który daje ujście trudnym do ogarnięcia emocjom. Można powiedzieć, że istnienie plotek jest w takim samym stopniu nieznośne, co nie do uniknięcia. W tym wypadku ważne jest jednak, aby nie zdominowały one całego systemu komunikacyjnego firmy i nie doprowadziły do powstania swoistego chaosu.

Plotkowanie ogranicza otwarta i bieżąca komunikacja

Najprostszą metodą zapobiegania, a przynajmniej marginalizacji destrukcyjnych plotek w firmie jest prowadzenie otwartej polityki komunikacyjnej. Jej celem nie powinno być jednak tylko przekazywanie informacji, ale i obserwowanie jak są one odbierane. Ludzie chcą co prawda wiedzieć, ale także móc swobodnie wypowiadać własne opinie, oczekując jednocześnie, że nie będą z tego powodu krytykowani. Nowocześnie zarządzane organizacje powinny zapewnić swoim pracownikom taką możliwość.

Firmy powinny realizować swoje działania komunikacyjne w sposób planowy, w oparciu o wcześniej przygotowaną strategię i z wykorzystaniem kanałów, które spełniałyby potrzeby pracowników, a nie były wygodne jedynie dla zarządzających. Komunikację należy prowadzić proaktywnie, zgodnie z zasadami tzw. ucieczki do przodu, czyli bardziej odpowiadać na pytania, które jeszcze nie zostały zadane, niż czekać aż się one pojawią. Żeby to było możliwe, potrzebne jest aktywne słuchanie, a wręcz zachęcanie pracowników do udzielania feedbacku na bieżąco. Tu bardziej chodzi o pewne nastawienie, które wyraża się w kulturze organizacyjnej, niż mnożenie działań i wdrażanie kolejnych (nawet bardzo atrakcyjnych) narzędzi.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz dokonać audytu komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie zapraszam do współpracy

[1] https://www.rmfclassic.pl/informacje/Slowo,11/Uczeni-wyjasniaja-dlaczego-plotkujemy-I-jakie-to-przynosi-korzysci,41108.html

The post Dlaczego i o czym plotkuje się w firmach? first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Różne poziomy wartości w firm

Mówiąc o wartościach w kontekście działalności firmy można wyróżnić kilka ich poziomów. Każdy z nich pełni inną funkcję i wymaga innego sposobu traktowania. Wartości mogą być utożsamiane z panującymi w firmie zasadami, albo kojarzone z jej ofertą. Mogą być także analizowane w kontekście ekonomicznym (np. wartość pracy), albo odnoszone do celów strategicznych i wyrażane poprzez kejpiaje (KPI). W kontekście marketingowym najbardziej zasadne wydaje się rozróżnienie między wartościami firmy i oferty.

Wartości firmowe mają ścisły związek z wizją i misją firmy, są po prostu elementem jej tożsamości. Znajdują swoje bezpośrednie odzwierciedlenie w kulturze organizacyjnej. Często kojarzone są z mitem założycielskim, dlatego właściwie sformułowane bywają trwałe i niezmienne. Tak rozumiane wartości są wyznacznikiem sposobu zarządzania organizacją jako całością. To w nich kryją się wytyczne dotyczące podejmowania decyzji. Jeśli dla firmy wartością jest ekologia, to wiadomo, że z pewnych działań się wycofa, a inne będzie wspierać. Wartości odnoszące się do relacji międzyludzkich (np. równe traktowanie) będą natomiast definiowały całą politykę kadrową. Ważne jest, aby wartości, które firma zdefiniowała i uznaje za ważne, przekładały się na jej codzienne  funkcjonowanie i nie były wykorzystywane jedynie w celach promocyjnych.

Wartości firmowe a wartość oferty

Podczas gdy na poziomie zarządzania mówi się głównie o wartościach firmowych, tak na poziomie sprzedaży częściej kwestie te będą sprowadzane do oferty. Tak rozumiana wartość to nic innego, jak zalety i korzyści, które czynią ją unikatową. Jej źródłem rzadko jednak bywa tzw. rdzeń produktu (jego parametry techniczne), ale częściej sposób opowiedzenia o nich oraz inne elementy różnicujące jak np. wizerunek producenta, opakowanie, bądź sposób obsługi. Zagadnienie to ma ścisły związek ze strukturą produktu i jego warstwami, z których każda może kryć w sobie inną wartość.

Wartości firmowe oraz wartość oferty nie są zatem tym samym. Pierwsze mają związek z tożsamością, a drugie odnoszą się do zalet i korzyści. Mówiąc bardziej obrazowo wartości firmowe można porównać do kompasu, który wskazuje kierunek działania firmy, a wartości oferty są rodzajem kotwicy, która ma zatrzymać klientów przy firmie.

Wartość oferty jako klucz efektywnej sprzedaży

Odpowiednio zdefiniowana i właściwie zakomunikowana wartość produktu, bądź usługi ma bezpośredni wpływ na jego sprzedaż. Aby tak się jednak stało wcześniej trzeba włożyć pewien wysiłek w jej opracowanie. Źródeł wartości oferty należy szukać zarówno w samym produkcie, sposobie obsługi, jak i usługach dodatkowych, ponadstandardowych, które można po prostu zainicjować. W ten sposób wartością produktu może być jakaś jego funkcjonalność (np. łatwy sposób składania), czy wyróżniający kolor, ale także dogodne formy płatności, czy aromatyczna kawa w trakcie trwania obsługi. O tym, co stanowi wartość oferty nie decyduje firma, ale klient. To jego ocena jest tu najważniejsza, dlatego przy definiowaniu tych wartości zawsze należy sobie zadać pytanie, ale co z tego wynika dla klienta, jaką on odniesie z tego korzyść. Warto przy tym pamiętać, że klienci są różni, czyli to, co dla jednych jest interesujące, dla innych już takie nie jest. Aby właściwie zdefiniować wartość własnej oferty należy przede wszystkim dobrze poznać swoją grupę docelową i jej potrzeby oraz na bieżąco monitorować rynek i panujące na nim trendy. Warto przy tym pamiętać, że postrzeganie pewnych wartości może się zmieniać w czasie, czyli to co dotychczas było odbierane jako unikatowe przestaje już takim być (bo np. stało się standardem w branży), a to, co wcześniej nie wzbudzało zainteresowania zaczyna być modne. Raz stworzona lista wartości oferty firmy nie jest zatem czymś niezmiennym, ale wymaga ciągłej aktualizacji.

Wartości należy komunikować

Wartości firmowe, tworząc wizerunek, budują pozycję firmy długofalowo, natomiast odpowiednio zdefiniowana wartość oferty wpływa na jej sukces sprzedażowy. Oba rodzaje wartości są tak samo ważne, jednak swoją rolę spełnią tylko wówczas, gdy będą w odpowiedni sposób zakomunikowane. Dotyczy to zarówno ich poziomu treściowego, jak i doboru kanału przekazu. W zasadzie każdy content powinien w sposób bezpośredni odwoływać się do wartości firmowych, pokazując, że nie są to jedynie szczytne hasła, ale realny sposób działania. Wartości powinny być mocno wyeksponowane na stronie firmowej oraz wszelkiego rodzaju materiałach promocyjnych. Warto również odwoływać się do nich podczas prezentacji, wystąpień publicznych, czy spotkań biznesowych. To samo dotyczy wartości produktów bądź usług, na których należy budować cały proces sprzedaży oraz wykorzystywać przy tworzeniu lejków marketingowych. Odpowiednio zdefiniowane wartości warto np. zamieszczać na kartach produktów, ale przede wszystkim tworzyć na ich bazie oferty, a potem używać jako argumentów w trakcie rozmów handlowych.

– – – – – – – – – –

Jeżeli potrzebujesz pomocy w zdefiniowaniu i właściwym komunikowaniu wartości Twojej firmy zapraszam do współpracy

The post Jak wartości czynią firmę unikatową first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Firmy w swoim rozwoju przechodzą przez różne etapy

Wszystkie firmy od momentu założenia przechodzą przez różne etapy rozwoju. Początkowo ich wzrost odbywa się w ramach małej organizacji (startupu) i wiele z nich na takim poziomie już pozostaje. Inne natomiast rozwijają się na tyle dynamicznie, że nabierają z czasem charakteru korporacyjnego, co wymaga od nich przeprowadzenia licznych zmian.

Początkiem każdej firmy jest decyzja o jej założeniu. Kolejnym etapem jest opracowanie na bazie pierwotnego pomysłu jej wizji oraz planowanie, które wiąże się z poszukiwaniem jak najwłaściwszego modelu biznesowego. Gdy zostanie on odpowiednio zdefiniowany, następuje pewnego rodzaju stabilizacja, ale także rozwój, który generuje nowe problemy. Firma, której dotychczasowa działalność w pełni uzależniona była od pracy i zaangażowania jej właściciela, wymaga zatrudnienia coraz większej liczby pracowników, a co za tym idzie rozbudowy struktury i konieczności delegowania uprawnień. Dodatkowym wyzwaniem staje się także takie skalowanie produkcji i sprzedaży, które nie doprowadzi do obniżenia jakości i tym samym utraty zaufania do firmy.

Rozwój firmy nie kończy się jednak w momencie przejścia z etapu organizacji małej do dużej. Proces ten trwa dalej, a jego przebieg zależy między innymi od jej wieku (czasu funkcjonowania na rynku), rozmiaru, etapu ewolucji oraz tempa wzrostu branży. Firmy przechodzą zwykle przez etap kreatywności, nadmiernej biurokracji, decentralizacji, koordynacji by ostatecznie dojść do etapu rzeczywistej współpracy.

4 podstawowe poziomy komunikacji w firmie

W organizacjach mamy do czynienia z różnymi rodzajami komunikacji. Działania te można analizować w kontekście celów, którym mają one służyć (np. informowanie, angażowanie, integrowanie), albo wykorzystywanych mediów (np. Intranet, aplikacje mobilne, newslettery, spotkania itp.). O komunikacji mówi się także wskazując na kierunek przepływu informacji (z góry w dół, z dołu do góry, ukośna), bądź na osoby w niej uczestniczące. Biorąc pod uwagę to ostatnie kryterium  wyróżnia się 4 podstawowe poziomy komunikacji w organizacji:

1. Komunikacja ogólnofirmowa (nazywana inaczej masową lub korporacyjną) – to komunikacja ukierunkowana na wszystkich pracowników lub duże ich grupy (np. jednego zakładu). Jej głównym celem jest informowanie i integrowanie. Zwykle opiera się na mediach masowych i przeważa w niej kierunek z góry w dół, czyli od zarządu do pracowników niższego szczebla.
2. Komunikacja między zespołami – to komunikacja, która w największym stopniu weryfikuje jakość współpracy w firmie i ma bezpośredni wpływ na jej efektywność. To tu zwykle pojawia się najwięcej barier i to zarówno z powodu konfliktów i rywalizacji, jak i braku rozwiązań systemowych.
3. Komunikacja w zespole – to komunikacja, która odnosi się do mniejszych grup pracowników. Na jej jakość bezpośredni wpływ ma lider (kierownik), jednak nie bez znaczenia są tutaj także cechy osobowościowe poszczególnych członków zespołu. Ten poziom komunikacji ma często charakter subkulturowy i opiera się głównie na kontaktach nieformalnych.
4. Komunikacja interpersonalna – czyli komunikacja 1:1 np. pracownika i przełożonego. Ten rodzaj komunikacji czasami jest regulowany przez firmy poprzez różnego rodzaju kodeksy, czy zalecenia (wskazujące jak należy przeprowadzać rozmowy z pracownikami), często jednak ma charakter spontaniczny i zindywidualizowany.

Jako dopełnienie tej klasyfikacji można jeszcze potraktować komunikację wewnętrzną, którą określa się jako dialog wewnętrzny i która ma związek z relacją z samym sobą. Jej znaczenie jest o tyle istotne, że gdy jest ona dobrej jakości, świadczy o wysokiej samoświadomości, a to znacznie ułatwia otworzenie się na innych ludzi i ogólnie sprzyja komunikacji.

Każdy etap rozwoju firmy wymaga odpowiedniej komunikacji

Niezależnie od tego na jakim etapie rozwoju znajduje się firma, zawsze potrzebuje odpowiedniej komunikacji. Gdy jest ona małą organizacją, szczególną rolę odgrywa w niej komunikacja interpersonalna. Tutaj liczą się nie tyle narzędzia i systemy, co odpowiednie nastawienie i po prostu komunikatywność wyrażająca się w jasnym i precyzyjnym wyrażaniu myśli. Na kolejnych etapach rozwoju, wraz ze wzrostem biurokracji, także komunikacja staje się bardziej formalna. Istotne jest jednak, aby wykorzystywane narzędzia nie wynikały jedynie z panujących trendów, ale przede wszystkim odpowiadały potrzebom organizacji i jej pracowników. Pułapką może okazać się tutaj koncentracja na przekazywaniu informacji z góry w dół, przy jednoczesnym zaniedbywanie rzeczywistego dialogu (czyli komunikacji dwustronnej). Kolejne etapy rozwoju firmy nieuchronnie łączą się z wprowadzaniem zmian, a to wymaga specyficznej komunikacji ukierunkowanej na uświadamianie celu, niwelowanie oporu i wzmacnianie zaangażowania. Wiele firm decyduje się na rozwój poprzez fuzje i przejęcia, które zwykle prowadzą do kryzysu i mogą wywołać u pracowników merger syndrome. Zadaniem komunikacji w tym okresie poza aspektami czysto strategicznymi (wynikającymi z ukierunkowania na realizację nowych celów) jest budowanie dobrej atmosfery wokół połączenia i pomoc w zarządzaniu emocjami ludzi.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu zapraszam do realizacji wspólnych projektów

The post Etapy rozwoju firmy a jej potrzeby komunikacyjne first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Fuzje i przejęcia to proces a nie jednorazowy akt

Aby konsolidacja przedsiębiorstw zakończyła się powodzeniem,  bardzo ważne jest, aby traktować ją nie tyle jako jednorazowy akt, co całościowy proces, który obejmuje zarówno okres przygotowawczy (przed fuzją), podpisanie umowy jak i późniejszą integrację.

Proces fuzji

Konsolidacja przedsiębiorstw to proces złożony, który nie tylko trwa w czasie, ale i przebiega na różnych poziomach – od wizjonerskiego, poprzez strategiczny, na operacyjnym kończąc. Każdy z nich jest ważny i ma wpływ na ostateczne powodzenie transakcji. Bez głębszej świadomości (także tej dotyczącej ukrytych motywów fuzji) istnieje ryzyko podjęcia niewłaściwych decyzji, które mogą w konsekwencji spowodować lawinę niepożądanych skutków. Dużym błędem może być tutaj ograniczanie się jedynie do kwestii czysto organizacyjnych (np. ujednolicania procedur), gdy tymczasem potrzebne jest spojrzenie szersze, o charakterze strategicznym, które obejmowałoby także aspekty kulturowe i psychospołeczne. Kwestie te powinny być przedmiotem analiz już na etapie przygotowawczym transakcji, tak aby po jej sfinalizowaniu nie doszło do nadmiernego spadku zaangażowania i motywacji pracowników i tym samym możliwe było efektywne działanie.

Fuzje i przejęcia mają także wymiar psychologiczny

Fuzja bądź przejecie to zawsze punkt zwrotny w historii organizacji, który powoduje zmiany we wszystkich obszarach jej funkcjonowania. Dotyczy to zarówno kwestii własnościowo-prawnych, finansów, działalności produkcyjnej i sprzedażowej, zagadnień kadrowo-organizacyjnych, ale przede wszystkim konieczności nowego ukierunkowania, także tego mentalnego.

Po połączeniu firma staje się zupełnie nową organizacją i to nie tylko z nazwy. Stare reguły już w niej nie działają, a nowych albo jeszcze nie ma, albo nie do końca są znane, bądź zwyczajnie są bojkotowane. Pojawiają się problemy, które prowadzą do obniżenia efektywności, a to budzi frustrację i napięcia. W tym czasie bardzo dynamicznie zmieniają się także nastroje wśród pracowników. Nawet jeśli początkowo byli oni pozytywnie nastawieni do zapowiadanej konsolidacji, to w obliczu pierwszych nieporozumień, wzrostu wymagań i braku dostępu do potrzebnych informacji, ograniczają swoje zaangażowanie i w zależności od osobowości i zasobów własnych (w tym odporności na stres) wycofują się (łącznie ze zmianą miejsca pracy), bądź otwarcie negują sens połączenia. Sytuacja staje się trudna i bez podjęcia odpowiednich środków zaradczych może ostatecznie doprowadzić do fiaska całego przedsięwzięcia.

Integracja pofuzyjna to klucz do sukcesu konsolidacji przedsiębiorstw

Wydaje się, iż warunkiem powodzenia konsolidacji jest przede wszystkim przekonanie  pracowników do zasadności połączenia. Ważne jest, aby zrozumieli oni jej powody, zapoznali się z nową strategią i wynikającymi z niej celami, jak również konkretnymi zadaniami do realizacji. Poza świadomością, potrzebna jest integracja i to zarówno na poziomie operacyjnym, jak i międzyludzkim. Spoiwem łączącym wszystkie te elementy powinna być odpowiednio prowadzona komunikacja (rozumiana jako dialog, a nie jedynie informowanie) oraz właściwe przywództwo.

Integracja pofuzyjna powinna być najwyższym priorytetem całego procesu konsolidacyjnego. Działania te należy prowadzić w sposób planowy i przemyślany tzn. w oparciu o przyjętą wcześniej strategię, a nie jedynie w postaci reakcji na pojawiające się problemy. Za integrację powinien być odpowiedzialny wysokiej rangi i godny zaufania menedżer, mający do dyspozycji specjalny zespół (stworzony z członków obydwu przedsiębiorstw). Wskazane jest, aby w tej wyjątkowej i niecodziennej dla organizacji sytuacji korzystać z pomocy doradców i firm konsultingowych, jednak to nie z nimi powinny być kojarzone zachodzące zmiany. To zadanie dla zarządu, a przede wszystkim jego prezesa. Im większym zaangażowaniem się on wykaże i im lepiej wykorzysta swoje cechy przywódcze, tym bardziej wzrasta szansa na powodzenie całego przedsięwzięcia.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz skorzystać z mojej wiedzy w tym zakresie zapraszam do współpracy

The post Wielowymiarowość fuzji i przejęć first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Komunikacja to nie manipulacja

Komunikacja powinna mieć charakter dwukierunkowy i być symetryczna, tzn. ma być to realna wymiana myśli, równoprawny dialog, a nie jednostronny monolog zorientowany na perswazję. O jakości komunikacji nie świadczy mnogość zastosowanych środków i narzędzi, ani wykorzystanie najnowocześniejszych technologii. Więcej nie zawsze znaczy lepiej. Komunikacja traktowana instrumentalnie tzn. jedynie jako zespół działań służących wywieraniu wpływu bardziej kojarzy się z manipulacją niż relacją. Zbyt silna koncentracja na przekazywaniu informacji, wręcz zalewanie nimi pracowników może prowadzić do odwrotnych skutków. Zamiast zaufania pojawia się zmęczenie i obojętność, która w dalszej kolejności może doprowadzić do wycofania lub poirytowania.

W komunikacji bardzo ważna jest intencja

Żeby komunikacja spełniła swoją pozytywną rolę potrzebna jest przede wszystkim świadomość tego, czemu ma ona służyć. Chodzi tu nie tyle o cel, co intencję, jaka za nim stoi. Innymi słowy warto przemyśleć i określić powód, dla którego w ogóle zdecydowano się realizować określone działania wykorzystując do tego komunikację. Cel w postaci zwiększenia zaangażowania pracowników może mieć inny wymiar, gdy pierwotną intencją jest podniesienie efektywności pracy, a co innego będzie on oznaczał w przypadku organizacji, które dążą do zwiększenia samoświadomości pracowników, tak by byli oni zdolni stworzyć organizację samozarządzającą się (tzw. turkusową).

Intencja źródłowa, która znajduje swoje odzwierciedlenie w postaci zdefiniowanych celów komunikacyjnych powinna być z nimi spójna i przede wszystkim oddawać głębokie wartości, na jakich organizacja jest budowana. W tym wypadku nie chodzi o dobrze brzmiące hasła, ale prawdziwe przekonania, na których bazuje firma i osoby nią zarządzające.

Myśli – emocje – działanie a komunikacja

W psychologii mówi się o istnieniu pewnego schematu, który jest ścieżką prowadzącą ludzi do podejmowania decyzji i w konsekwencji wyboru określonego sposobu działania. Najogólniej rzecz ujmując na początku zawsze jest myśl, jakieś przekonanie, które wywołuje pewne emocje. Pod wpływem tych emocji człowiek zaczyna działać, a to przynosi określony skutek. Koncentrując się jedynie na efekcie końcowym, czyli oczekiwanym wyniku, często zapomina się o tym, co jest wcześniej, a co jest kluczowe w całym tym procesie. W wielu firmach główny wysiłek wkładany jest w wyegzekwowanie określonego sposobu postępowania poprzez odpowiedni instruktaż tak, jakby miał on wystarczyć w osiągnięciu sukcesu. Tymczasem analizując schemat myśli-emocje-działanie bardzo łatwo można zauważyć, że aby uzyskać pożądany efekt najpierw trzeba zadbać o przekonania (ukierunkować odpowiednio  myśli) i emocje (by wypracować pozytywne nastawienie). W kontekście komunikacji oznacza to, iż nie tyle chodzi o informowanie, instruktaż i dawanie wytycznych, co przekonywanie o słuszności pewnych decyzji, umieszczanie ich w szerszym kontekście i wyjaśnianie tego, co niezrozumiałe (myśli) oraz tworzenie dobrej atmosfery pełnej otwartości i zaufania (emocje). Dopiero gdy komunikacja będzie obejmowała każdy z tych elementów, a do tego będzie prowadzona w sposób uczciwy i otwarty ma szansę bezpośrednio wpływać na postawę zaangażowania pracowników i zwiększać ich motywację do działania.

Nie ma jednego wzorca sposobu komunikacji w firmie

Sposób w jaki prowadzona jest komunikacja w firmie wynika z wielu czynników. Najczęściej jest ona pochodną istniejącej kultury organizacyjnej, mentalności osób zarządzających, ich wiedzy, dostępnych środków, czy po prostu przyzwyczajeń i wcześniejszych doświadczeń. Taka komunikacja może mieć charakter instruktażowy, ponaglający, przypominający, albo zachęcający, wspierający, inspirujący. Może być oparta na metodach tradycyjnych, albo wykorzystywać wszelkie dostępne nowinki technologiczne. Nie ma jednego idealnego modelu, który gwarantowałby najlepsze wyniki. Jak zwykle wszystko jest tutaj kwestią indywidualną i zależy od grupy docelowej (czyli pracowników), ich potrzeb, oczekiwań, a także świadomości zarządzających i wizji rozwoju firmy. Nawet jeśli firmy bardzo różnią się między sobą i wykorzystują zupełnie inne narzędzia komunikacji, mogą uzyskiwać podobnie dobre efekty pod warunkiem, że ich działanie będzie oparte na wzajemnym szacunku, otwartości i uczciwości. Bardzo często zresztą nie o same słowa tu chodzi, ale o pewną postawę wobec pracowników i modelowanie poprzez dawanie przykładu. Spójność i konsekwencja w działaniu są bowiem ważniejsze od deklaracji. Nie mniej istotna jest także dbałość o emocje. Właściwie prowadzona komunikacja buduje atmosferę zaufania i wzajemnej życzliwości, a to według wielu badań stanowi jeden z podstawowych czynników zwiększających motywację pracowników.

The post Dlaczego komunikacja ma wpływ na zachowania pracowników first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.