W okresie wprowadzania zmian w firmie, informacja, czy też szerzej komunikacja wewnętrzna, ma do odegrania szczególną rolę. Jest jak drogowskaz, który ukierunkowując myśli i działania pracowników, pozwala im lepiej odnaleźć się w nowej sytuacji i tym samym skoncentrować na realizacji nowych celów. Bycie dobrze poinformowanym ułatwia zaangażowanie, wzmacnia motywację i niweluje stres wynikający z doświadczania czegoś nowego, a dla wielu po prostu trudnego.
Zaspokajanie potrzeb informacyjnych pracowników to kluczowy czynnik powodzenia zmiany
Potocznie uważa się, iż aby skutecznie wprowadzić jakąkolwiek zmianę w firmie należy skoncentrować się na 4 podstawowych zadaniach: [1]
- Zrozumieć zmianę
- Zaplanować zmianę
- Wdrożyć zmianę
- Komunikować zmianę
Punktem wyjścia zawsze powinna być świadomość potrzeby zmiany, w tym zrozumienie powodów uzasadniających jej wprowadzenie. Na tej podstawie tworzy się strategię i plan działania, które następnie implikują konkretne decyzje menedżerskie. Wprowadzanie zmian to jednak przede wszystkim konsekwentna realizacja wyznaczonych zadań, wsparta bieżącą kontrolą osiąganych wyników. Jest to proces złożony, wzbudzający wiele oporu wśród ludzi, co może znacznie utrudniać osiąganie zamierzeń. W zmianie chodzi nie tyle o rozporządzenia i bezduszne egzekwowanie, co przywództwo i zaangażowanie na każdym szczeblu struktury organizacyjnej. Chodzi zatem o pewną postawę, którą można wypracować między innymi poprzez właściwie prowadzoną komunikację oraz bieżące zaspokajanie potrzeb informacyjnych pracowników.
Zaspokajanie potrzeb informacyjnych pracowników zwiększa ich zaangażowanie
Zaspokajanie potrzeb informacyjnych pracowników pełni różnoraką rolę w procesie wprowadzania zmian w firmie. Z jednej strony wpływa na efektywność bieżącej działalności operacyjnej, z drugiej natomiast zapewnia swego rodzaju komfort psychiczny wielu osobom. Dobrze prowadzona polityka informacyjna:
- Pozwala uzyskać wiedzę na temat tego co, kiedy i jak ma być zrobione (działa instruktażowo)
- Pomaga zrozumieć szerszy kontekst sytuacji (nadać sens działaniu)
- Niweluje niepewność (przyszłość staje się przewidywalna)
- Zapewniając tym samym poczucie bezpieczeństwa
Zaspokojenie każdej z wymienionych wyżej potrzeb powoduje zmniejszenie oporu przed zmianą, ale przede wszystkim zwiększa zaangażowanie pracowników.
W okresie zmian istnieje ogromny popyt na informacje
Przeprowadzanie zmian w firmie oznacza dla wielu osób wyjście z ich strefy komfortu, niepewność i ogromne zapotrzebowanie na informacje. Początkowo ludzie oczekują wyjaśnień dlaczego w ogóle ma dojść do zmiany, czy jest ona konieczna i jak wpłynie na firmę, zatrudnienie i dotychczasowy sposób pracy. W miarę postępu procesu wprowadzania zmian ludzie chcą wiedzieć jakie będą kolejne działania, jaki będzie ich zakres i co one będą oznaczały dla nich samych. Pożądane są zarówno informacje ogólne, jak i pogłębione, przy czym potrzeby pojedynczych osób mogą być różne, co uzależnione jest w głównej mierze od rodzaju pełnionej przez nich w firmie funkcji. Menedżerowie chcą zwykle znać powody decyzji, w związku z czym są zainteresowani szczegółową analizą sytuacji, podczas gdy pracownicy szeregowi oczekują jasnych wytycznych odnoszących się bezpośrednio do nich i ich pracy. Generalnie, im ktoś jest wyżej w hierarchii, tym ma większą potrzebę uzyskania pełnej informacji wraz z jej kontekstem, podczas gdy osoby usytuowane w niej niżej, koncentrują się jedynie na tym, co dotyczy ich zakresu obowiązków.
Przykładowe potrzeby informacyjne pracowników w okresie zmian
Każda zmiana w naturalny sposób generuje ogromną podaż informacji, ale i potrzeby pracowników w tym względzie są bardzo duże. Ludzie chcą znać powody dla których podjęto decyzję o zmianie, ale przede wszystkim chcą dowiedzieć się jak ona wpłynie na ich pracę i pozycję w firmie. Potrzeby informacyjne pracowników w okresie zmian można podzielić na dwie kategorie:
- Ogólne potrzeby informacyjne
- Powody dla których podjęto decyzję o wprowadzeniu zmiany
- Cel zmiany
- Strategia i cele przedsiębiorstwa w kontekście zmiany
- Plan zmian i przewidywany koniec całego procesu
- Zmiany w zarządzie i na kluczowych stanowiskach w firmie
- Polityka zatrudnienia (wpływ zmiany na zatrudnienie)
2. Specyficzne potrzeby informacyjne
- Umiejscowienie w nowej strukturze organizacyjnej (jeśli tego dotyczy zmiana)
- Konkretne informacje dotyczące zwolnień
- Zmiany w zakresie obowiązków służbowych
- Nowe procedury
- Wszelkie kwestie płacowe
Potrzeby informacyjne pracowników uwarunkowane są rodzajem zmiany i specyfiką firmy
Potrzeby informacyjne pracowników w okresie zmian są ogromne, ale zawsze wtórne wobec samej zmiany, jej charakteru (czy jest ona bardziej adaptacyjna czy transformacyjna), konkretnego celu, zakresu czy tempa wprowadzania. Nie bez znaczenia jest także specyfika firmy, jej rozmiar, struktura zatrudnienia, rodzaj prowadzonej działalności, ale co najważniejsze kultura organizacyjna i wynikające z niej podejście do procesu wprowadzania zmian. Potrzeby informacyjne pracowników mogą się także różnić w ramach jednej organizacji, co ma związek z zajmowanym przez poszczególne osoby stanowiskiem czy pełnioną przez nie rolą społeczną (także tą nieformalną). Jednocześnie warto pamiętać, iż dostęp do informacji zawsze wzmacnia pozycję, kojarzony jest z władzą i zwykle świadczy o uprzywilejowaniu. Przygotowując strategię komunikacji na okres zmian należy mieć świadomość tych wszystkich niuansów oraz zależności i tak prowadzić politykę informacyjną, by zaspokajała ona możliwie najwięcej indywidualnych potrzeb, a jednocześnie miała charakter powszechny i demokratyczny.