Mimo, iż każda organizacja posiada jakąś ściśle określoną kulturę, to tylko nieliczne potrafią ją opisać. Pracownicy nie są jej świadomi, ponieważ dotyczy ona ich własnych zachowań i nawyków, które są dla nich tak oczywiste, że aż trudno o nich mówić. Menedżerowie najwyższego szczebla rzadko natomiast dysponują wiedzą i warsztatem, który pozwoliłby im na obiektywizm w ocenach. W praktyce kultura organizacyjna staje się obszarem intensywnych analiz dopiero wtedy, gdy zostanie w jakiś sposób zakwestionowana np. w wyniku zderzenia z inną kulturą, albo gdy pogarsza się pozycja rynkowa firmy. Doświadczenie uczy tymczasem, iż każda organizacja powinna znać swój model kulturowy, ponieważ jego znajomość ułatwia podejmowanie decyzji, podnosząc tym samym efektywność zarządzania. Wiele problemów, z którymi muszą się mierzyć firmy ma bowiem swoje źródło w wartościach, stylu pracy i nawykach, które są często niezgodne z oczekiwaniami rynku, pracowników bądź osób zarządzających.
Najczęściej stosowane metody i narzędzia diagnozy kultury organizacyjnej
W diagnozowaniu kultury organizacyjnej wykorzystuje się różne metody. Niektóre z nich są bardzo proste i łatwe w zastosowaniu, inne natomiast wymagają przeprowadzenia skomplikowanych i zakrojonych na szeroką skalę badań.
O wyborze konkretnych metod badawczych decyduje wiele czynników – od wielkości i złożoności firmy (w tym jej wewnętrznego zróżnicowania), poprzez wiedzę z zakresu możliwości zastosowania konkretnych narzędzi, aż po dostępne środki (zarówno finansowe jak i osobowe). Nie bez znaczenia jest również świadomość celu przeprowadzenia takich badań. Tak długo bowiem, jak w firmie nie dostrzega się większych problemów, nie ma również potrzeby dokonywania takich analiz, podczas gdy w momentach przełomowych np. związanych z restrukturyzacją, czy przejęciem stają się one wręcz koniecznością.
Obserwacje i rozmowy to najprostszy sposób diagnozy kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa
Jedną z podstawowych i zarazem najprostszych metod diagnozowania kultury organizacyjnej jest obserwacja. Można jej dokonywać na różne sposoby, np. by walking around, czyli chodząc po firmie i przyglądając się pracownikom i ich zachowaniom. Metoda ta ma ścisły związek z koncepcją zarządzania, która nakazuje liderom by opuszczali swoje gabinety i wchodzili w interakcje z pracownikami (MBWA – Management By Walking Around).[1] W metodzie tej analiz dokonuje się przede wszystkim na podstawie odczuć, a nie danych statystycznych, co w opinii niektórych ją deprecjonuje, podczas gdy dla innych stanowi o jej sile i autentyczności. Wiarygodność tak przeprowadzonych badań zależy przede wszystkim od wiedzy i doświadczenia obserwatora i wymaga od niego spostrzegawczości, umiejętności szybkiego kojarzenia faktów oraz znajomości psychologii.
Innym dość popularnym narzędziem diagnostycznym kultury organizacyjnej są rozmowy z wybranymi pracownikami. Zwykle typuje się do nich osoby zatrudnione od niedawna (np. od kilku miesięcy), które z jednej strony zdążyły już dość dobrze poznać swoją organizację, z drugiej natomiast wciąż jeszcze zachowały na nią świeże spojrzenie. Wywiady te służą przede wszystkim identyfikacji elementów, które odróżniają firmę na tle innych. Metoda ta jest dość prosta w zastosowaniu, jednak ma pewne wady. Przede wszystkim jest bardzo subiektywna, ponieważ oceny poszczególnych osób, działów i grup zawodowych, które funkcjonują jako odrębne subkultury wykazują tendencję do specyficznego odbioru rzeczywistości. Poza tym zebrane informacje dotyczą raczej tego, co się ludziom podoba lub nie, ewentualnie jakie są ich oczekiwania, nie pozwalają natomiast stwierdzić, czy potrzebne są zmiany oraz jakiego obszaru powinny one dotyczyć. Bardziej wartościowe może okazać się zatem nie tyle przeprowadzanie wywiadów z nowozatrudnionymi, co z pracownikami kluczowymi. Są oni zazwyczaj bardzo dobrze zorientowani w sprawach firmy, co wynika zarówno z pełnionej przez nich funkcji, jak i zajmowanej pozycji społecznej. Osoby te charakteryzują się ponadto pewną dojrzałością, która pomaga im spojrzeć na wiele spraw z dystansu, a także umiejscowić je w szerszym kontekście.
Rozmowy przeprowadzane z pracownikami mogą mieć charakter indywidualny bądź grupowy. Odmianą tego typu spotkań mogą być także warsztaty, które pozwalają na większe zgłębienie omawianych tematów.
Wykorzystanie badań ankietowych do diagnozy kultury organizacyjnej
Poza prostymi obserwacjami i wywiadami bezpośrednimi, często stosowanym narzędziem diagnostycznym kultury organizacyjnej są ankiety. W zależności od celu badania prosi się o ich wypełnienie wszystkich pracowników, albo tylko ich reprezentatywną część. Uzyskane tą drogą wyniki są zwykle bardziej wiarygodne niż opinie pojedynczych osób, przy czym ich ostateczna jakość zależy od wielu różnorodnych czynników. Wśród najważniejszych z nich wymienić należy:
- Konstrukcję kwestionariusza, który powinien być przejrzysty pod względem formy i zrozumiały w treści. Pytania powinny być jednoznaczne i tworzyć logiczny ciąg.
- Czas badania. Należy wybrać dogodny dla wszystkich dzień i porę. Lepiej gdy pracownicy wypełniają ankiety w miejscu i w godzinach pracy, niż gdy zabierają je do domu
- Atmosferę towarzyszącą badaniom. Ludzie muszą czuć się swobodnie podczas wypełniania kwestionariusza, powinni znać cel badania i nie bać się (np. że zostaną zidentyfikowani albo, że będą wobec nich wyciągane jakieś konsekwencje)
- Właściwą analizę i interpretację wyników, która zależy od wiedzy i doświadczenia osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie badania
W badaniach ankietowych można wykorzystać kwestionariusze, które opracowuje się indywidualnie zgodnie z potrzebami konkretnej firmy, co pozwala na bardziej pogłębioną analizę, ale i wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, albo sięga się po gotowe wzorce, które są powszechnie dostępne i tym samym tańsze w zastosowaniu.
Diagnoza kultury organizacyjnej powinna odbywać się poprzez elementy widoczne i niewidoczne
Kultura organizacyjna to przede wszystkim ludzie i ich zachowania, które mają związek z dominującymi przekonaniami zbudowanymi na bazie określonych wartości. Ale o sposobie postrzegania firmy decydują również inne elementy, które mają związek z procedurami, obiegiem dokumentów i świadczą o stopniu jej zbiurokratyzowania. Kulturę organizacyjną określa się także przez pryzmat jej sfery materialnej, czyli samochodów firmowych, wyposażenia biur, czy porządku na hali produkcyjnej. I wreszcie, choć zwykle od tego się zaczyna, kulturę organizacyjną najłatwiej zidentyfikować przez pryzmat jej systemu identyfikacji wizualnej, w ramach której mieści się nie tylko logo, kolory firmowe, czy layout dokumentów, ale także dress code. Warto jednak pamiętać, iż systemy CI, jeśli się nimi odpowiednio nie zarządza, ulegają dezaktualizacji i tym samym nie oddają w pełni ducha (i tym samym kultury) organizacji. Dlatego też, aby diagnoza była właściwa powinna obejmować wszystkie elementy, zarówno te widoczne, jak i ukryte.
– – – – – – – – – –
Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz skorzystać z mojej wiedzy w tym zakresie zapraszam do współpracy
[1] https://www.leadershipahoy.com/management-by-walking-around-explained-by-a-ceo
– – – – – – – – – –
Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu chętnie podzielę się swoją wiedzą przy realizacji Twoich projektów