Komunikacja top down (z góry na dół) najczęściej utożsamiana jest z kierunkiem przepływu informacji, czyli przekazywaniem jej od najwyższego do najniższego szczebla w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Tymczasem określenie top down można również traktować jako pewną metodę komunikacji, która ma związek z jej warstwą treściową. Warto zapoznać się z jej zasadami i wdrożyć we własnej firmie, bo jak pokazują obserwacje może ona znacznie podnieść efektywność nie tylko komunikacji, ale pracy w ogóle.
Komunikacja top down bazuje na odwróconej piramidzie
Podstawową zasadą komunikacji top down jest takie konstruowanie przekazu, aby rozpoczynać go od kluczowej informacji, czy też wniosku końcowego, aby następnie omówić proces dochodzenia do niego. Prezentowane treści powinny być istotne z punktu widzenia odbiorcy i dostosowane do jego potrzeb. W zależności od okazywanego zainteresowania można ograniczyć się do przedstawienia najważniejszych argumentów, uzasadniających dane stwierdzenie, ale można także dokładnie omówić procedury, jakie wykorzystano i które doprowadziły do tych konkluzji. W ten sposób przechodzi się do coraz mniej istotnych szczegółów, z których każdy prowadzi do jednego wniosku zaprezentowanego już na samym początku. W komunikacji top down każda myśl, każde stwierdzenie jest wspierane określonymi argumentami, gdzie za każdym z tych argumentów stoją konkretne wyniki badań i analiz.
Gdyby taki sposób komunikacji miał być przedstawiony w formie graficznej, to przybrałby on postać odwróconej piramidy.[1] W takim podejściu nie zaczyna się bowiem od omawiania działań, które doprowadziły do określonych rezultatów (podstawa piramidy), ale od wniosków końcowych (szczyt piramidy). Komunikacja ma zatem charakter top down.
Ważną zaletą komunikacji top down jest oszczędność czasu
Komunikacja top down jest warta polecenia z wielu powodów. Największą korzyścią z jej zastosowania jest oszczędność czasu. Osoby, które komunikują się w ten sposób od razu przechodzą do sedna problemu, zakotwiczają się w określonym miejscu, a to powoduje, że kolejne wyjaśnienia są bardziej rzeczowe. Jeśli od samego początku wiadomo, nie tylko czego dotyczy prezentacja, ale także co jest w niej kluczowe, nie trzeba czekać aż dotrze się w niej do punktu kulminacyjnego, bo jest on znany już na wstępie. Taka struktura powoduje, że spotkanie można skrócić bądź przerwać w dowolnym momencie bez poczucia, że nie zdążono w jego trakcie przekazać czegoś ważnego. Jednocześnie, gdy zaistnieje taka potrzeba można je wydłużyć, jednak nie po to, by poznać wnioski końcowe, ale raczej kontekst ich powstania. O tym jak bardzo szczegółowy, a co za tym idzie długi powinien być przekaz powinni decydować sami zainteresowani. To oni najlepiej wiedzą jakich informacji potrzebują, a które z ich punktu widzenia są zbędne. Poza tym w określonym środowisku pracy, gdzie pewne uwarunkowania są znane, szczegółowe wyjaśnienia niektórych zagadnień mogą okazać się niepotrzebne, ponieważ nic nie wnoszą, a zabierają tylko cenny czas.
Umiejętność komunikacji top down świadczy o wysokich kompetencjach
Osoby, które posiadły umiejętność komunikacji według zasad top down zwykle postrzegane są jako bardziej kompetentne. Powolne zmierzanie do konkluzji, zbędne wchodzenie w wątki poboczne i dygresje, kluczenie wokół głównego problemu, zamiast jego nazwanie może jedynie zniechęcić słuchających. Natomiast jasno zaprezentowane wnioski, syntetyczne wypowiedzi, które dowolnie i według potrzeb można rozszerzać świadczą nie tylko o doskonałej znajomości tematu i swobodzie poruszania się po nim, ale także szacunku wobec słuchających. Komunikacja top down to precyzja, przejrzystość i siła oddziaływania. To umiejętność, którą szczególnie powinni opanować liderzy.
Komunikacja top down choć z pozoru wydaje się prosta i oczywista w praktyce może nastręczać wielu trudności. Wynika to z faktu, iż przygotowanie krótkiej i treściwej prezentacji jest trudniejsze niż długiej, ponieważ trzeba dokonać odpowiedniej selekcji informacji, a to wymaga umiejętności analitycznych. Mówi się, iż osoby potrafiące się tak komunikować, potrafią również myśleć top down, a to oznacza, iż wykazują zrozumienie na znacznie głębszym poziomie. Wielu ludzi ma z tym problem, bo są zbyt rozproszeni i często sami mają chaos w głowie. Nie wiedzą dlaczego coś mieliby zarekomendować, dlatego łatwiej jest im mówić o tym, co zrobili. Poza tym dla większości ludzi naturalnym jest mówienie w sposób chronologiczny, a to powoduje, że wnioski prezentuje się wówczas dopiero na końcu. Z psychologicznego punktu widzenia ludzie lubią także podkreślać, ile wysiłku kosztowało ich wykonanie określonej pracy, dlatego zamiast na rezultacie chętniej koncentrują się na samym procesie.
Komunikacja top down znacznie poprawia efektywność pracy, dlatego powinni ją stosować wszyscy w firmie
Komunikacja top down to standard w pracy konsultantów biznesowych (a przynajmniej powinien nim być). Metodę tę powinni jednak stosować wszyscy pracownicy i to niezależnie od zajmowanej pozycji w firmie. W przypadku menedżerów komunikowanie top down powoduje, że spotkania, odprawy, czy nawet zwykłe rozmowy trwają krócej, a mimo to są bardziej treściwe, a co za tym idzie efektywne. Widząc końcowy wniosek, pracownikom łatwiej jest zaakceptować zaprezentowaną argumentację i zrozumieć przyjęty tok rozumowania. Wyeksponowanie głównej informacji już na wstępie powoduje również, że jest ona lepiej zapamiętana, wiadomo, co jest priorytetem i na czym należy się skoncentrować.
Osoby zajmujące w firmie niższe stanowiska, które referują przed szefem, czy zespołem wyniki swojej pracy według zasad top down także mogą wiele zyskać. Zwykle postrzega się je jako bardziej kompetentne i zdolne do wykonania nawet najtrudniejszego zadania. Przełożonych nie interesuje bowiem ile czasu ktoś poświęcił na wykonanie zadania, ale jakie rezultaty osiągnął. Taki sposób komunikacji to nic innego, jak spełnienie odwiecznego oczekiwania szefów, by zadanie wykonać i o trudnościach nie meldować.
– – – – – – – – – –
Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz skorzystać z mojej wiedzy w tym zakresie zapraszam do współpracy
[1] https://medium.com/mind-cafe/why-you-need-to-learn-top-down-communication-891c5f6c2c68