5 trendów w komunikacji wewnętrznej na 2023 rok

Tak jak koniec roku wiąże się z podsumowaniami, tak jego początek to przede wszystkim poszukiwanie aktualnych trendów i wytyczanie nowych kierunków rozwoju. Dotyczy to różnych dziadzin życia, w tym także działalności przedsiębiorstw. W odniesieniu do komunikacji wewnętrznej, najważniejszym trendem jest wzrost jej znaczenia. Komunikacja wewnętrzna przestaje być już traktowana jedynie jako miękki (czyli w praktyce mniej ważny) element zarządzania, a coraz częściej jako istotny czynnik sukcesu. Popularność modelu agile oraz związana z tym ciągła konieczność dostosowania (czyli zmiany) powoduje zupełnie nowe spojrzenia na komunikację i jej rolę w procesach zarządczych.

Trend1. Komunikacja wewnętrzna jako kluczowy czynnik sukcesu w procesie wdrażania zmian w firmie

Dynamika życia, zmienność środowiska zewnętrznego (ale także wewnętrznego) powodują, że firmy nieustannie zmuszane są dopasowywać się do nowych warunków. Zarządzanie zwinne, które wiąże się z ciągłym doskonaleniem i wprowadzaniem korekt do dopiero co przyjętych planów, to obecnie norma nie tylko w startupach, ale każdego rodzaju działalności biznesowej. Zmiana oznacza wdrażanie procesów i procedur, bieżącą weryfikację strategii, ale także problemy wynikające z lęków i niechęci pracowników. Spadek zaangażowania, a nawet jawny opór skutecznie utrudniają jakiekolwiek działanie. Tymczasem doświadczenie pokazuje, że jeśli pracownicy będą znali powody, cele oraz ramy i zakres zmiany, będą w stanie szybciej ją zaakceptować i zrealizować. Właściwie prowadzona komunikacja pozwoli im odpowiednio ukierunkować myśli i działania, pozwalając jednocześnie lepiej odnaleźć się w nowej sytuacji i tym samym skoncentrować na realizacji wyznaczonych celów. Bycie dobrze poinformowanym ułatwia zaangażowanie, wzmacnia motywację i niweluje stres wynikający z doświadczania nieznanego. Jeśli zarządzający dotychczas nie przykładali do komunikacji należytej wagi, to teraz za radą specjalistów powinni zacząć to robić. Trudności w realizacji planowanych zmian, brak zaangażowania, a nawet otwarty bunt pracowników to dowód na to, że koniecznym będzie wdrożenie zmian… w sposobie komunikacji.

Trend 2. Wzrost znaczenia specjalistów w dziedzinie komunikacji wewnętrznej

Gdy mówi się o komunikacji wewnętrznej, o osobach odpowiedzialnych za jej sprawny przebieg, najczęściej wymienia się zarządzających, ewentualnie dział HR. Tymczasem choć rola liderów w firmach jest wciąż bardzo duża i nie sposób ją przecenić, to jednak wraz z rozwojem wiedzy, wzrostem świadomości społecznej oraz pojawieniem się nowoczesnych technologii informacyjnych zmienia się także sposób budowania bliskich relacji z pracownikami. W działaniach tych coraz mniej jest intuicyjności, a coraz więcej planowej polityki opartej na analizach i badaniu potrzeb wszystkich stron procesu. Z jednej strony ważne są aspekty czysto psychologiczne, z drugiej ekonomiczne, wynikające z konieczności realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa. Żeby dobrze zaplanować i zrealizować działania z zakresu komunikacji wewnętrznej potrzebna jest szeroka, bardzo przekrojowa wiedza. Tu nie wystarczy tzw. lekkie pióro do redagowania komunikatów, ani umiejętność obsługiwania social mediów. To duże wyzwanie dla firm. Prognozuje się, że w nadchodzących latach wyraźnie wzrośnie zapotrzebowanie na wysokokwalifikowanych specjalistów z zakresu komunikacji wewnętrznej.

Trend 3. Redukcja, świadome samoograniczenie, zmniejszanie kompleksowości komunikacji wewnętrznej

Problemem współczesnego świata, także w kontekście komunikacji, nie jest brak, ale nadmiar. Chyba nigdy wcześniej nie mieliśmy jako społeczeństwo tak szerokiego dostępu do informacji, jaki mamy teraz. Nie inaczej jest w firmach, które mają do przekazania swoim pracownikom coraz to więcej treści związanych zarówno z prowadzoną działalnością operacyjną, jak i życiem społecznym. Równolegle systematycznie zwiększa się liczba kanałów i narzędzi komunikacyjnych – począwszy od tych tradycyjnych, jak rozmowy indywidualne, zebrania, czy ogłoszenia (np. w formie plakatów), aż po technologiczne nowinki jak infokioski, czy różnorodne aplikacje mobilne. Możliwości jest obecnie tak dużo, że coraz trudniej dokonać optymalnego wyboru. Niektóre firmy nie chcąc pozostawać w tyle decydują się na wdrażanie coraz to nowych rozwiązań, jednak z czasem okazuje się, że to wcale nie wpływa na wzrost efektywności ich komunikacji. Nadmiar prowadzi do chaosu oraz obniżenia rangi i znaczenia zbyt intensywnie prowadzonych działań. To spostrzeżenie skutkuje wnioskiem, że czasami mniej znaczy więcej, a na pewno lepiej. Stąd pojawia się postulat by planując działania z zakresu komunikacji wewnętrznej nie tyle wdrażać kolejne rozwiązania, co ograniczać się do tych najbardziej efektywnych. Warto przy tym pamiętać, że wybór narzędzi powinien być dokonywany w oparciu o dokładną analizę potrzeb firmy i jej pracowników.

Trend 4. W komunikacji wewnętrznej na znaczeniu zyskuje analityka

W związku ze zwiększoną kompleksowością działań z zakresu komunikacji wewnętrznej, wykorzystaniem na szeroką skalę nowoczesnych technologii i tym samym możliwością pozyskania twardych danych liczbowych, przewiduje się wzrost znaczenie analityki. Działania te przestaną być traktowane czysto intuicyjnie, a zaczną być przedmiotem analiz. Mierzona będzie skuteczność poszczególnych instrumentów i kanałów komunikacyjnych, ale także całych kampanii informacyjnych. Będzie to szczególnie istotne w przypadku dużych koncernów, które z zasady prowadzą bardziej kompleksowe i tym samym trudniejsze do oceny działania. Analityka z wykorzystaniem narzędzi informatycznych będzie miała głównie charakter ilościowy, dlatego będzie wymagała dodatkowej oceny jakościowej. Istotna w tym wypadku będzie umiejętność znajdowania korelacji oraz widzenia problemów w szerszym spektrum, także w odniesieniu do dominujących trendów społecznych. Dobra analityka wymaga odpowiedniej wiedzy, a to z kolei oznacza wzrost zapotrzebowania na wysokokwalifikowane kadry (trend 2).

Trend 5. Zacieranie się różnic między komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną

Choć dotychczas komunikacja wewnętrzna, jak sama nazwa wskazuje, była sprawą wewnętrzną firmy, to w związku z rozwojem tzw. employer brandingu, czyli budowania marki pracodawcy, zauważa się zacieranie różnic pomiędzy poszczególnymi rodzajami komunikacji. Organizacjom nie zależy już tylko na budowaniu relacji z obecnymi pracownikami, ale także tymi potencjalnymi. Chcąc pozyskać jak najlepiej wykwalifikowane kadry, firmy muszą aktywnie promować się na zewnątrz, jednak nie tyle jako dostawca określonych dóbr, ale godny zaufania pracodawca. Realizacja tego celu wymaga odpowiedniego prowadzenia komunikacji, która w tych warunkach, choć skierowana na zewnątrz niewiele różni się od tej odnoszącej się do własnych pracowników. Dotyczy to zarówno samego contentu, jak i wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych. Widać to szczególnie w sferze mediów społecznościowych, gdzie publikowane treści adresowane są zarówno do pracowników, jak i szeroko pojętego otoczenia. W ten sposób to, co dzieje się w firmie staje się tak samo ważne, jak jej oferta rynkowa i ma za zadanie budować całościowy obraz firmy. Choć idea ta co do zasady jest dobra, to jednak trzeba być uważnym, aby poprzez przypadkowość publikowanych treści nie doprowadzić do chaosu informacyjnego. Uniknąć go można przygotowując wcześniej odpowiednią strategię działania, która będzie opierała się na jasno określonych celach i będzie ukierunkowana na wyraźnie zdefiniowane persony.