Sztuczna inteligencja usprawni komunikację w firmie

W ostatnich kilku latach ludzie coraz odważniej sięgają po sztuczną inteligencję. Dotyczy to zwłaszcza narzędzi typu ChatGPT, które po otrzymaniu odpowiednich instrukcji w zasadzie natychmiast generują poprawne merytorycznie i językowo teksty. Podstawową zaletą tej technologii jest oszczędność czasu, który w normalnych warunkach trzeba byłoby poświęcić na pozyskanie danych, ich usystematyzowanie i odpowiednie zaprezentowanie. Wykorzystanie SI na potrzeby komunikacji wewnętrznej pozwala zwiększać jej efektywność, bo z jednej strony szybko dostarcza potrzebne treści, z drugiej umożliwia ich personalizację. Sztuczna inteligencja może analizować dane z różnych źródeł, ma wgląd w preferencje, aktualne nastroje i zaangażowanie pracowników, więc może modyfikować zarówno treść, jak i styl przekazu w zależności od potrzeb odbiorcy. Takie całościowe, a przy tym zindywidualizowane podejście, pomaga organizacjom wykryć i wyeliminować wąskie gardła w komunikacji, wpływać na zadowolenie i motywację pracowników, a tym samym poprawiać ogólną wydajność zespołu.

Sztuczna inteligencja oferuje wiele korzyści, jednak powinna być stosowana rozważnie, tzn. jedynie jako narzędzie wsparcia, a nie swego rodzaju autonomiczny byt. Gdy sceduje się na nią większość zadań, zrezygnuje z pełnej kontroli i zacznie wykorzystywać jako zamiennik kontaktów międzyludzkich, efekty mogą okazać się odwrotne od zamierzonych. Komunikacja będzie co prawda poprawna merytorycznie oraz atrakcyjna stylistycznie, jednak przestanie być autentyczna, co w konsekwencji doprowadzi do utraty zaufanie pracowników. Sztuczna inteligencja może pomóc w automatyzacji powtarzalnych procesów, jednak nie powinna ich tworzyć.  Sprawdzi się przy sporządzaniu wersji roboczej postów, artykułów, wiadomości e-mail, skracaniu zbyt długich treści, generowaniu transkrypcji spotkań zespołu, czy tworzeniu ich podsumowań, jednak efekt jej pracy zawsze powinien być ostatecznie weryfikowany przez człowieka (tym bardziej, że ChatGPT ma tendencje do halucynowania). Sztuczna inteligencja może znacznie poprawić efektywność komunikacji wewnętrznej, jednak tylko przy jej właściwym użytkowaniu. W praktyce oznacza to, że ma ona bardziej pełnić rolę asystenta, niż zastępować pracę menedżera.

Zrównoważony rozwój przedmiotem komunikacji wewnętrznej

Zrównoważony rozwój to główny klucz do współczesnej narracji. Jest on konsekwencją ogłoszonego kilka lat temu przez ONZ programu, którego celem jest wspieranie budowy lepszego świata z korzyścią dla mieszkańców planety (Przekształcamy nasz świat: Agenda na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju 2030). Za najważniejsze wyzwania naszych czasów uznano w nim 5 obszarów, na które składają się: ludzie, planeta, dobrobyt, pokój i partnerstwo. Zrównoważony rozwój dotyczy zatem nie tylko ekologii, czy gospodarki, ale życia społecznego w ogóle. Z jednej strony skłania do publicznego poruszania określonych tematów, z drugiej wdrażania konkretnych rozwiązań, nierzadko wymaganych przez UE i regulowanych odpowiednimi dyrektywami. W czasach kryzysu energetycznego, konfliktów zbrojnych i zmian klimatycznych, komunikacja wewnętrzna musi uwzględniać odpowiedzialność społeczną organizacji i zajmować jasne stanowisko w zasadzie w każdej z publicznie dyskutowanych kwestii. Pracownicy powinni wiedzieć, w jaki sposób CSR wdrażany jest w ich firmie, przy czym nie tyle chodzi tu o budowanie wizerunku, co raczej wiarygodności. Ale zrównoważony rozwój oznacza także bardzo konkretną politykę zatrudnieniową, czyli zachowanie parytetów, równouprawnienie i nie dyskryminowanie ze względu na płeć, wiek, czy orientację seksualną. Dążenie do różnorodności ma bezpośredni wpływ na kulturę organizacyjna i wymaga wdrożenia rozwiązań uwzględniających potrzeby każdej grupy pracowników. Wydaje się, że poprawność polityczna będzie w najbliższym czasie wymogiem podstawowym w zakresie komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw.

Integracja pracowników w dobie różnorodności

Integracja (bądź ponowna integracja) pracowników to ważne wyzwanie, z jakimi będą musiały się mierzyć firmy w ciągu najbliższych lat. Po okresie pandemii nastąpiło rozluźnienie relacji międzyludzkich, jednocześnie część osób (z różnych powodów) wciąż pozostaje w systemie home office, a to skutkuje określonymi problemami. Pracownicy nie czują się już tak związani z firmą, jak było to jeszcze jakiś czas temu, przez co ich zaangażowanie jest mniejsze. Dodatkowo, w związku z ideą zrównoważonego rozwoju wiele organizacji dywersyfikuje swoje zatrudnienie, a to oznacza, że w ramach jednej struktury spotykają się ludzie zróżnicowani wiekowo i tożsamościowo, o nierzadko skrajnie odmiennych poglądach, od których wymaga się otwartości i efektywnej współpracy. W roku 2024 na rynku pracy aktywnych będzie jednocześnie pięć różnych pokoleń: pokolenie wyżu demograficznego, pokolenie X, pokolenie Millenialsów, pokolenie Zet i pokolenie Alfa. W zasadzie każda z tych grup ma swój własny styl komunikowania, a co za tym idzie odmienne potrzeby. Dla firm oznacza to konieczność dopasowania w taki sposób, by móc skutecznie docierać do wszystkich. W praktyce będzie to wymagało nie tylko personalizacji treści, ale także doboru odpowiednich kanałów przekazu. Komunikacja będzie miała charakter crossmedialny, czyli będzie obejmowała różne media od poczty elektronicznej, SMS-ów, aplikacji mobilnych, czatów wideo po media społecznościowe; a wszystko po to, by możliwe było skuteczne dotarcie do każdego pokolenia. Zadaniem komunikacji wewnętrznej będzie informowanie, ale także wzmacnianie więzi w zespołach zróżnicowanych (wiekowo i światopoglądowo) oraz/albo rozproszonych (z powodu pracy zdalnej bądź hybrydowej).

Jednocześnie integracja pracowników będzie potrzebna nie tylko w kontekście relacyjnym, ale także operacyjnym. Dynamika świata jest taka, że firmy aby się rozwijać, bądź tylko zachować swoją dotychczasową pozycję, będę musiały się nieustannie adoptować. Dla pracowników oznacza to konieczność mierzenia się ze zmianą, która z psychologicznego punktu widzenia jest zawsze trudna do zaakceptowania. Komunikacja wewnętrzna będzie odgrywać kluczową rolę w procesie zmniejszania oporu przed zmianą i integrowania pracowników w trakcie realizacji wspólnego celu. Istotne będzie promowanie dialogu oraz postrzeganie pracowników jako aktywnych uczestników, których zaangażowanie będzie decydowało o ostatecznym powodzeniu całego przedsięwzięcia.

Inne trendy w komunikacji wewnętrznej

Główne trendy w komunikacji wewnętrznej na rok 2024 dotyczą wykorzystania sztucznej inteligencji zarówno do generowania treści, jak i jej personalizowania, integracji zróżnicowanych grup pracowników oraz kwestii szeroko pojętego zrównoważonego rozwoju. Jednocześnie na poziomie jakościowym bardzo ważna staje się prawdomówność i autentyczność. Perfekcjonizm, piękne zdjęcia, filtry, dbałość o każdy szczegół identyfikacji wizualnej nie przekonują już tak bardzo. Ważniejsza staje się naturalność, a nawet drobne niedociągnięcia, które nie drażnią a zbliżają, ponieważ czynią przekaz bardziej ludzkim. Choć SI jest w stanie wygenerować bardzo atrakcyjne merytorycznie i wizualnie treści, to jednak praktyka pokazuje, że ostatecznie lepiej oceniane są te stworzone przez pracowników. Z tego powodu wciąż wzrasta rola wewnętrznych influencerów, którzy na różnych forach mogą  dzielić się swoimi doświadczeniami, spostrzeżeniami i osiągnięciami. Potwierdzają to badania, które wykazały, że np. posty pracowników w mediach społecznościowych mogą generować 8 razy większe zaangażowanie niż te udostępniane na oficjalnych stronach marki.

W komunikacji wewnętrznej bardzo ważny jest feedback, stąd pojawia się trend i zapotrzebowanie na treści interaktywne, które angażują i zachęcają do współuczestnictwa. Zaliczyć do nich można ankiety, quizy, a nawet interaktywne infografiki. Ich zastosowanie pozwala wyjść poza bierną konsumpcję treści i włączyć uczestników w wymianę informacji.

Choć poczta elektroniczna i e-maile wciąż są podstawą komunikacji wewnętrznej (bo działają we wszystkich generacjach i lokalizacjach na całym świecie), to jednak coraz częściej będą one poszerzane o inne formy. Na popularności zyskują obecnie materiały video, gify, reels, które wykorzystuje się do dystrybucji informacji (np. przemówień prezesa zarządu), ale także rzucania wyzwań, udzielania wskazówek, czy dzielenia się kreatywnymi pomysłami.

Nowym trendem w komunikacji wewnętrznej są także asynchroniczne videokonferencje, które polegają na nagraniu filmu, a następnie udostępnieniu go członkom zespołu za pomocą odpowiedniego linku. Odbiorca może obejrzeć przesłany materiał w dogodnym dla siebie czasie w całości, albo od razu przejść do fragmentów, które są dla niego najbardziej istotne. Może także po prostu przejrzeć transkrypcję wygenerowaną przez sztuczną inteligencję, zostawić własny komentarze lub w odpowiedzi wysyłać własne nagranie. Takie asynchroniczne konferencje są szczególnie przydatne tam, gdzie pracownicy dużo czasu spędzają poza siedzibą firmy, bądź współpracujące zespoły są rozproszone w różnych strefach czasowych.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu zapraszam do współpracy

The post W jakim kierunku zmierza komunikacja wewnętrzna w 2024 first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Sztuczna inteligencja

O możliwościach wykorzystania sztucznej inteligencji w obszarze komunikacji słyszy się od co najmniej kilku lat. Narzędzia takie jak ChatGPT coraz częściej zastępują proces twórczy człowieka, generując przekonujące merytorycznie i językowo treści; natomiast Chatboty oszczędzają cenny czas handlowców udzielając odpowiedzi na rutynowe zapytania klientów. Używanie AI do masowej produkcji tekstów, ukierunkowanych na słowa kluczowe i dobre pozycjonowanie, choć ułatwia pracę, może paradoksalnie zaszkodzić firmie, która traci w ten sposób na swej autentyczności. Sztuczna inteligencja pozbawiona jest także empatii, którą zapewnia jedynie bezpośredni kontakt z drugim człowiekiem. Te ograniczenia powodują, że po pierwszej fascynacji, etapie prób i błędów wynikających z wstępnej fazy rozwoju tych narzędzi, przechodzimy do ery strategicznego ich wdrażania. Zauważalnym trendem jest nie tyle poszerzanie instrumentarium, co konieczność opracowania przez firmy całościowej polityki AI. Potrzebne jest określenie zasad stosowania sztucznej inteligencji oraz roli człowieka w całym tym procesie. Ważne jest zachowanie kontroli nad narracją, sprawdzanie poprawności generowanych treści, tak aby nie stanowiły one jedynie odzwierciedlenia zasobów sieci, ale były zgodne z filozofią działania firmy i jej wartościami. Sztuczna inteligencja to narzędzie, które ma wspierać człowieka, a nie go całkowicie zastępować i aby działało efektywnie potrzebuje odpowiednich instrukcji, które powinny wynikać ze strategii, a nie jedynie bieżących potrzeb.

Komunikacja wizualna i podcasty

Podstawową zaletą komunikacji wizualnej jest to, że ułatwia przekazywanie złożonych treści w bardziej przystępny i wciągający sposób. Oddziałuje na zmysły na głębszym poziomie niż tekst pisany, dlatego skuteczniej przyciąga i podtrzymuje uwagę. Służy nie tylko wyjaśnianiu, ale także zwiększaniu zaangażowania odbiorców. Komunikacja wizualna systematycznie zyskuje na znaczeniu. Poza wykorzystaniem standardowych infografik, wideokonferencji, czy interaktywnych prezentacji, świat biznesu coraz odważniej wkracza obecnie w świat filmu i podcastów.

Przewiduje się, że w 2024 roku treści wizualne będą nie tyle uzupełnieniem, co trzonem komunikacji. Potwierdza to między innymi zwiększająca się popularność Reels, Stories, czy IGTV. Zauważalną tendencją roku 2024 będzie skracanie i kondensowanie treści. Z tego powodu na znaczeniu zyskają formaty typu TikTok. Normą staje się także dodawanie napisów do filmów (transkrypcji), co umożliwia ich oglądanie bez dźwięku.

Wraz z komunikacją video na znaczeniu zyskają także formaty audio. Dotyczy to zwłaszcza podcastów,  których zaletą jest to, że potrafią oddać emocje i budować bliskość, umożliwiając jednocześnie wielozadaniowość. Również tutaj widoczny jest trend do skracania treści, czego efektem jest rosnąca popularność minipodcastów.

Prognozuje się, że komunikacją audio-video zainteresują się w większym niż dotychczas stopniu firmy B2B, które już teraz dostrzegają jej przydatność przy omawianiu złożonych zagadnień technologicznych i produkcyjnych, jak również doceniają jej rolę w procesie budowania zaufania.

Hiperpersonalizacja

W coraz bardziej cyfrowym świecie na znaczeniu zyskuje spersonalizowana i autentyczna komunikacja. Wynika to z tego, że bliskości, zaufania i zaangażowania nie buduje się na bazie ogólnikowych informacji generowanych przez sztuczną inteligencję, ale prawdziwej i emocjonalnej komunikacji. Tu potrzebne jest opowiadanie wiarygodnych i interesujących historii, odzwierciedlających potrzeby odbiorców oraz docieranie do nich preferowanymi przez nich kanałami. W tych warunkach tradycyjną segmentację rynku zastępuje personalizacja, a nawet hiperpersonalizacja, a planowanie zamienia się w adaptację w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to natychmiastową modyfikację treści przekazu zaraz po wykryciu zmian w zainteresowaniach, lokalizacji czy zachowaniu osób docelowych. Co więcej, dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji możliwe staje się także przewidywanie ich przyszłych preferencji. Dostosowanie treści do indywidualnych reakcji i potrzeb odbiorców pozwala nie tylko zaoferować im lepsze rozwiązania, ale także budować z nimi bliższą więź.

Mikroinfluencerzy

Działalność influencerów ma ścisły związek z mediami społecznościowymi, których funkcja ewoluowała w ostatnich latach od zapewniania rozrywki do bycia jednym z kluczowych kanałów komunikacji, w którym bezproduktywne spędzanie czasu zastąpione zostało nieustannie prowadzonym dialogiem. Influencerzy to sieciowe osobowości, które potrafią skupić wokół siebie (czyli na swoich profilach) tysiące, a nawet miliony obserwujących, będąc dla nich niekwestionowanymi autorytetami. Ich autentyczność oraz umiejętność przekonującego opowiadania historii, które angażują odbiorców, czyni z nich promotorów określonego stylu życia, a także wiarygodnych ambasadorów marek.

W roku 2024 influencerzy wciąż będą pełnić ważną rolę, jednak z punktu widzenia interesu firm, chodzi nie tyle o to, by pojawiać się na ich kanałach, ale raczej żeby za ich pośrednictwem skutecznie docierać do jasno określonej grupy docelowej (hiperpersonalizacja). Badania pokazują, że popularni influencerzy posiadający ogromną liczbę obserwujących tego nie zapewniają. Liczne współprace z różnorodnymi markami powodują, że stają się oni mniej wiarygodni, nie wspominając o konieczności ponoszenia wysokich kosztów wynikających z ich oczekiwań finansowych. Firmy zrozumiały, że w tym wypadku ważna jest nie tyle ilość, co jakość, dlatego też na znaczeniu coraz bardziej zyskują mikro- a nawet nanoinfluencerzy. Choć mają oni jedynie 1000 do 10000 obserwujących, to jednak osoby te są mocno zaangażowane, a co ważniejsze, posiadają jasno zdefiniowane zainteresowania. Tacy influencerzy postrzegani są jako bardziej autentyczni, a przede wszystkim bardziej wiarygodni, bo swoje zasięgi budują organicznie. Ich relacje z odbiorcami mają charakter niemal osobisty, opierają się na silnej interakcji, co powoduje, że są w stanie silniej na nich oddziaływać. Współpraca z mikroinfluencerami to trend, który przybiera na znaczeniu, ponieważ daje firmom możliwość ukierunkowanego i bezpośredniego docierania do swoich grup docelowych i nie wymaga aż tak dużych nakładów.

Zrównoważony rozwój

Społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR) to pojęcie, które w zarządzaniu znane jest od wielu lat. Dotychczas była to raczej kwestia świadomości menedżerów, która prowadziła firmy do podejmowania określonych działań, jednak w najbliższym czasie stanie się już w zasadzie normą.

Współcześni konsumenci oczekują od firm jasnego stanowiska w kwestiach społecznych, środowiskowych oraz autentycznej komunikacji w tym zakresie. Zrównoważony rozwój jest megatrendem dla całego społeczeństwa. Jest szczególnie widoczny w postawie młodego pokolenia (Z i Alpha), ale swoje odzwierciedlenie znajduje także w uregulowaniach prawnych. Firmy muszą podejmować więcej działań w obszarach ładu środowiskowego, społecznego i korporacyjnego (w skrócie ESG, czyli Environmental, Social, Governance), a w związku z dyrektywami unijnymi w sprawie sprawozdawczości dotyczącej zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw (CSRD, czyli Corporate Sustainability Reporting Directive) będą miały także obowiązek publikowania informacji na ten temat. Duże przedsiębiorstwa muszą raportować o wszystkich ważnych aspektach zrównoważonego rozwoju w swoich sprawozdaniach rocznych, począwszy od roku budżetowego 2024. Natomiast w przypadku wszystkich spółek, które spełnią podstawowe kryteria, takie jak liczba pracowników (> 250), sprzedaż netto (> 50 mln euro) czy suma aktywów (> 25 mln euro), obowiązek raportowania będzie obowiązywać od roku budżetowego 2028.

Jednocześnie dobiega końca czas, w którym mówienie o zrównoważonym rozwoju ograniczało się do storytellingu. Obecnie każda firma, identyfikująca się z tymi ideami, musi być w stanie to potwierdzić. Komunikacja odnosząca się do zrównoważonego rozwoju musi opierać się na faktach i dowodach. Wymaga tego społeczeństwo, ale także UE, która chce w ten sposób położyć kres greenwashingowi.

Ogromne zainteresowanie tymi kwestiami powoduje, że w wielu firmach osoby odpowiedzialne za komunikację przejmują pomału rolę menedżera ds. zrównoważonego rozwoju. Jednocześnie wciąż poszukuje się nowych kanałów dotarcia do odbiorców, czego efektem mogą być korporacyjne centra zrównoważonego rozwoju w formie np. specjalnej mikrostrony.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu i chcesz skorzystać z mojej wiedzy w tym zakresie zapraszam do współpracy

The post Trendy w komunikacji korporacyjnej w 2024 first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Trend1. Komunikacja wewnętrzna jako kluczowy czynnik sukcesu w procesie wdrażania zmian w firmie

Dynamika życia, zmienność środowiska zewnętrznego (ale także wewnętrznego) powodują, że firmy nieustannie zmuszane są dopasowywać się do nowych warunków. Zarządzanie zwinne, które wiąże się z ciągłym doskonaleniem i wprowadzaniem korekt do dopiero co przyjętych planów, to obecnie norma nie tylko w startupach, ale każdego rodzaju działalności biznesowej. Zmiana oznacza wdrażanie procesów i procedur, bieżącą weryfikację strategii, ale także problemy wynikające z lęków i niechęci pracowników. Spadek zaangażowania, a nawet jawny opór skutecznie utrudniają jakiekolwiek działanie. Tymczasem doświadczenie pokazuje, że jeśli pracownicy będą znali powody, cele oraz ramy i zakres zmiany, będą w stanie szybciej ją zaakceptować i zrealizować. Właściwie prowadzona komunikacja pozwoli im odpowiednio ukierunkować myśli i działania, pozwalając jednocześnie lepiej odnaleźć się w nowej sytuacji i tym samym skoncentrować na realizacji wyznaczonych celów. Bycie dobrze poinformowanym ułatwia zaangażowanie, wzmacnia motywację i niweluje stres wynikający z doświadczania nieznanego. Jeśli zarządzający dotychczas nie przykładali do komunikacji należytej wagi, to teraz za radą specjalistów powinni zacząć to robić. Trudności w realizacji planowanych zmian, brak zaangażowania, a nawet otwarty bunt pracowników to dowód na to, że koniecznym będzie wdrożenie zmian… w sposobie komunikacji.

Trend 2. Wzrost znaczenia specjalistów w dziedzinie komunikacji wewnętrznej

Gdy mówi się o komunikacji wewnętrznej, o osobach odpowiedzialnych za jej sprawny przebieg, najczęściej wymienia się zarządzających, ewentualnie dział HR. Tymczasem choć rola liderów w firmach jest wciąż bardzo duża i nie sposób ją przecenić, to jednak wraz z rozwojem wiedzy, wzrostem świadomości społecznej oraz pojawieniem się nowoczesnych technologii informacyjnych zmienia się także sposób budowania bliskich relacji z pracownikami. W działaniach tych coraz mniej jest intuicyjności, a coraz więcej planowej polityki opartej na analizach i badaniu potrzeb wszystkich stron procesu. Z jednej strony ważne są aspekty czysto psychologiczne, z drugiej ekonomiczne, wynikające z konieczności realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa. Żeby dobrze zaplanować i zrealizować działania z zakresu komunikacji wewnętrznej potrzebna jest szeroka, bardzo przekrojowa wiedza. Tu nie wystarczy tzw. lekkie pióro do redagowania komunikatów, ani umiejętność obsługiwania social mediów. To duże wyzwanie dla firm. Prognozuje się, że w nadchodzących latach wyraźnie wzrośnie zapotrzebowanie na wysokokwalifikowanych specjalistów z zakresu komunikacji wewnętrznej.

Trend 3. Redukcja, świadome samoograniczenie, zmniejszanie kompleksowości komunikacji wewnętrznej

Problemem współczesnego świata, także w kontekście komunikacji, nie jest brak, ale nadmiar. Chyba nigdy wcześniej nie mieliśmy jako społeczeństwo tak szerokiego dostępu do informacji, jaki mamy teraz. Nie inaczej jest w firmach, które mają do przekazania swoim pracownikom coraz to więcej treści związanych zarówno z prowadzoną działalnością operacyjną, jak i życiem społecznym. Równolegle systematycznie zwiększa się liczba kanałów i narzędzi komunikacyjnych – począwszy od tych tradycyjnych, jak rozmowy indywidualne, zebrania, czy ogłoszenia (np. w formie plakatów), aż po technologiczne nowinki jak infokioski, czy różnorodne aplikacje mobilne. Możliwości jest obecnie tak dużo, że coraz trudniej dokonać optymalnego wyboru. Niektóre firmy nie chcąc pozostawać w tyle decydują się na wdrażanie coraz to nowych rozwiązań, jednak z czasem okazuje się, że to wcale nie wpływa na wzrost efektywności ich komunikacji. Nadmiar prowadzi do chaosu oraz obniżenia rangi i znaczenia zbyt intensywnie prowadzonych działań. To spostrzeżenie skutkuje wnioskiem, że czasami mniej znaczy więcej, a na pewno lepiej. Stąd pojawia się postulat by planując działania z zakresu komunikacji wewnętrznej nie tyle wdrażać kolejne rozwiązania, co ograniczać się do tych najbardziej efektywnych. Warto przy tym pamiętać, że wybór narzędzi powinien być dokonywany w oparciu o dokładną analizę potrzeb firmy i jej pracowników.

Trend 4. W komunikacji wewnętrznej na znaczeniu zyskuje analityka

W związku ze zwiększoną kompleksowością działań z zakresu komunikacji wewnętrznej, wykorzystaniem na szeroką skalę nowoczesnych technologii i tym samym możliwością pozyskania twardych danych liczbowych, przewiduje się wzrost znaczenie analityki. Działania te przestaną być traktowane czysto intuicyjnie, a zaczną być przedmiotem analiz. Mierzona będzie skuteczność poszczególnych instrumentów i kanałów komunikacyjnych, ale także całych kampanii informacyjnych. Będzie to szczególnie istotne w przypadku dużych koncernów, które z zasady prowadzą bardziej kompleksowe i tym samym trudniejsze do oceny działania. Analityka z wykorzystaniem narzędzi informatycznych będzie miała głównie charakter ilościowy, dlatego będzie wymagała dodatkowej oceny jakościowej. Istotna w tym wypadku będzie umiejętność znajdowania korelacji oraz widzenia problemów w szerszym spektrum, także w odniesieniu do dominujących trendów społecznych. Dobra analityka wymaga odpowiedniej wiedzy, a to z kolei oznacza wzrost zapotrzebowania na wysokokwalifikowane kadry (trend 2).

Trend 5. Zacieranie się różnic między komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną

Choć dotychczas komunikacja wewnętrzna, jak sama nazwa wskazuje, była sprawą wewnętrzną firmy, to w związku z rozwojem tzw. employer brandingu, czyli budowania marki pracodawcy, zauważa się zacieranie różnic pomiędzy poszczególnymi rodzajami komunikacji. Organizacjom nie zależy już tylko na budowaniu relacji z obecnymi pracownikami, ale także tymi potencjalnymi. Chcąc pozyskać jak najlepiej wykwalifikowane kadry, firmy muszą aktywnie promować się na zewnątrz, jednak nie tyle jako dostawca określonych dóbr, ale godny zaufania pracodawca. Realizacja tego celu wymaga odpowiedniego prowadzenia komunikacji, która w tych warunkach, choć skierowana na zewnątrz niewiele różni się od tej odnoszącej się do własnych pracowników. Dotyczy to zarówno samego contentu, jak i wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych. Widać to szczególnie w sferze mediów społecznościowych, gdzie publikowane treści adresowane są zarówno do pracowników, jak i szeroko pojętego otoczenia. W ten sposób to, co dzieje się w firmie staje się tak samo ważne, jak jej oferta rynkowa i ma za zadanie budować całościowy obraz firmy. Choć idea ta co do zasady jest dobra, to jednak trzeba być uważnym, aby poprzez przypadkowość publikowanych treści nie doprowadzić do chaosu informacyjnego. Uniknąć go można przygotowując wcześniej odpowiednią strategię działania, która będzie opierała się na jasno określonych celach i będzie ukierunkowana na wyraźnie zdefiniowane persony.

The post 5 trendów w komunikacji wewnętrznej na 2023 rok first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Obserwują czy lubią?

Funkcjonowanie w świecie online coraz częściej służy nie tyle przekazywaniu informacji, co budowaniu społeczności. Oznacza to, iż treść (content) nie jest celem, ale środkiem do osiągnięcia czegoś znacznie ważniejszego – nawiązania relacji. Odwołując się do  modelu 5A można powiedzieć, iż w komunikacji online nie poprzestaje się jedynie na wzbudzaniu świadomości (Awareness) i przyciąganiu uwagi (Appeal), ale idzie dalej i zachęca odbiorców do wchodzenia w interakcję (Ask), by w konsekwencji doprowadzić ich do określonego działania (Act). To co jednak jest najbardziej pożądane, to dążenie do zbudowania z nimi bliskości opartej na wzajemnym zaufaniu (Advocacy). Celem tak rozumianych działań jest zatem nie tyle poszerzanie grona obserwujących (followers), co zdobywanie wiernych fanów (devoted fans).

Społeczność rozproszona, a jednak zjednoczona

Według Abrahama Maslowa ludzie mają różne potrzeby, które uszeregowane są hierarchicznie – od najbardziej podstawowych, czyli fizjologicznych i bezpieczeństwa, poprzez przynależności, uznania, aż po potrzebę samorealizacji. Zaspokajanie tych potrzeb może odbywać się na różne sposoby, a niemałą rolę mogą odgrywać tu media społecznościowe. Choć dla niektórych zaistnienie w przestrzeni wirtualnej ma służyć zdobyciu uznania, albo jest narzędziem samorealizacji, to jednak większość ludzi zaspokaja w ten sposób po prostu potrzebę przynależności. Obserwowanie tych samych treści, ich komentowanie, udział w różnego rodzaju live`ach czy webinarach powoduje, że ludzie jednoczą się w grupach, w których przestają być anonimowi i zaczynają tworzyć bliską sobie społeczność. Łączą ich nie tylko podobne zainteresowania, ale i sposób komunikacji, który bardzo często jest odzwierciedleniem ich codziennego życia. Odnosi się to zarówno do używanego słownictwa, jak i sposobu wyrażania emocji. Ludzie, którzy w realnym świecie nigdy się nie poznali, czują się zjednoczeni. Wspólna przestrzeń fizyczna nie jest im potrzebna, ponieważ z powodzeniem zastępuje ją przestrzeń wirtualna.

Dialog, który sprzyja budowaniu relacji

Zacieranie się różnic pomiędzy światem realnym a wirtualnym stawia określone wymagania wobec komunikacji online. Przestaje mieć ona typowy charakter informacyjny, czyli jednostronny, a zaczyna być dialogiem, który ma służyć budowaniu relacji. Nie chodzi o to by być jedynie cichym odbiorcą komunikatu, ale by na niego zareagować, zostawić komentarz, podzielić się opinią. Taka wymiana zacieśnia więzi, buduje bliskość, ale też niesie dodatkową korzyść. Z punktu widzenia nadawcy, to także szansa na bliższe poznanie swojej grupy docelowej, jej potrzeb, preferencji, ale także sposobu komunikacji. Innymi słowy to tani sposób na przeprowadzenie analiz rynkowych i zdobycie insightów konsumenckich.

Emocje pomagają w nawiązaniu bliższej relacji

W świecie realnym komunikujemy się nie tylko poprzez słowa, ale także mowę ciała oraz ton głosu. Te dodatkowe elementy znakomicie oddają nasze emocje, które bardzo pomagają budować bliskość. Podobnie powinno być w przestrzeni online. Najprostszym sposobem na wzbudzenie określonych emocji jest zamieszczanie zdjęć. Dzieci, piękne kobiety, duże oczy, radośni ludzie, małe kotki przyciągają uwagę, jednak nie o samą uwagę tu chodzi.  Żeby wzbudzić emocje, które pozwolą zbudować relację potrzeba czegoś więcej. Potrzebny jest taki dobór treści i taki sposób ich prezentacji, żeby odbiorca mógł łatwo się z nimi utożsamić, aż do stwierdzenia „mam/czuję dokładnie tak samo”. Nie chodzi zatem o samo przekazanie informacji, ale umieszczenie jej w takim kontekście, który pozwoli wzbudzić pożądane emocje. Czasami będzie to zdjęcie, grafika lub emoji, innym razem krótkie zdanie dające do myślenia. Na głębszym poziomie relacje buduje się poprzez szczerość i odwoływanie się do istotnych i ważnych dla ludzi wartości. Odsłonięcie się, bycie prawdziwym wywołuje pozytywne emocje, co w konsekwencji zbliża.

The post Komunikacja wirtualna, czy już realna? first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

1. Bezpośrednie zaangażowanie zarządzających w komunikację wewnętrzną

O tym, że komunikacja wewnętrzna ma znaczenie strategiczne mówi się już od wielu lat. Od dawna także postuluje się, by odpowiedzialność za kwestie komunikacji przenieść na możliwie najwyższy poziom organizacyjny. Nowością ostatniego czasu jest jednak postulat, aby zarządzający bezpośrednio angażowali się w proces komunikacji w firmie, stając się niejako jego twarzą. Prezesów trzeba przekonać by się pokazali, byli aktywni i otwarci na dialog z pracownikami. Dla niektórych może to być duże wyzwanie, ponieważ nie każdy ma odpowiednią osobowość, umiejętności a także chęci. Często spotykanymi wymówkami mogą tu być brak czasu, przeświadczenie, że to nie dla mnie, że nie potrafię, bądź mam ważniejsze sprawy do załatwienia. Kto chce być jednak skutecznym liderem, który dba nie tylko o wyniki finansowe firmy, ale i odpowiednią atmosferę pracy i motywację pracowników powinien przynajmniej spróbować. Najważniejsze to znaleźć odpowiedni format dla tego typu komunikacji, tak by odpowiadał on osobowości zarządzających, dawał im poczucie komfortu i tym samym zwiększał wiarygodność przekazu. Dla jednych mogą to być formy pisane, dla innych spotkania bezpośrednie, albo filmy video, bądź live`y.

2. Szybsza i bardziej spersonalizowana komunikacja wewnętrzna

Inspiracją dla tego trendu jest TikTok. Dynamiczny wzrost popularności tej platformy społecznościowej pokazuje, że obecnie od komunikacji oczekuje się, by była ona szybka, dynamiczna, opierała się na interesującym obrazie i do tego miała możliwie osobisty charakter. Prognozuje się, że krótkie filmiki przekazujące ważne treści w sposób kreatywny mogą być bardziej efektywne niż zamieszczane w Intranecie długie artykuły opatrzone słabej jakości zdjęciem poglądowym. Oczywiście formy te nie będą nadawały się do prezentacji każdego tematu. W tym wypadku ważniejsze jest przyciągnięcie uwagi i zainteresowanie ważnymi strategicznie kwestiami bądź przeprowadzanymi właśnie kampaniami niż pogłębione analizy. Istotne dla tego typu komunikacji jest również to, iż nie chodzi w niej o perfekcję, ale autentyczność, zmniejszanie dystansu i budowanie zaufanie, czyli o to wszystko, na czym najbardziej zależy młodszej generacji.

3. Multichanneling czyli komunikacja wielokanałowa

Doświadczenie pokazuje, że użycie jednego tylko kanału komunikacji nie pozwala na dotarcie do wszystkich odbiorców. Oznacza to, iż aby być skutecznym, trzeba szukać innych alternatywnych dróg dotarcia do nich. Istotne jest przy tym, że to nie pracownicy mają poszukiwać informacji, ale trzeba raczej zrobić wszystko, aby dotarła ona do nich w miejscu, w którym akurat się znajdują. Wybór kanałów komunikacji powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości pracowników, a nie firmy, czy wybranych jej struktur. Nie chodzi o to by narzucać pewne rozwiązania, ale raczej szukać tych najlepszych. W praktyce wielokanałowość to np. wykorzystywanie aplikacji mobilnych w przypadku osób pracujących w terenie (np. serwisantów), Intranetu w odniesieniu do pracowników biurowych, platform komunikacyjnych typu Teams, Google Meet itp. dla zespołów projektowych, infokiosków dla pracowników produkcyjnych, a newsletterów dla kadry kierowniczej. Niezależnie od ilości wybranych kanałów zawsze należy zadbać o spójność przekazu i ich odpowiednią synchronizację czasową.

4. Nowoczesne technologie w służbie komunikacji wewnętrznej

Młodsze pokolenia (zwłaszcza Z) opiera swoją codzienną komunikację głównie na nowoczesnych technologiach. Jest to dla nich naturalny sposób porozumiewania i tego samego oczekują też od swojego miejsca pracy. Badania pokazują, że wiele firm w najbliższym czasie chce zainwestować w nowoczesne rozwiązania celem usprawnienia swojej komunikacji wewnętrznej. Obecnie szczególnie dużym zainteresowaniem cieszą się różnego rodzaju aplikacje mobilne, ale także inne programy, czy platformy komunikacyjne. Wykorzystanie nowoczesnych technologii powinno być zdeterminowane przede wszystkim potrzebami pracowników, a nie modą. To co jest pożądane w jednej firmie, w innej może zostać odrzucone. Poza tym zawsze należy pamiętać o zintegrowaniu wszystkich kanałów komunikacyjnych, niezależnie od tego, czy działają one online, czy offline.

5. Poczta elektroniczna wciąż  ma moc

W związku z rozwojem nowoczesnych technologii, a co za tym idzie alternatywach kanałów komunikacji wielu sądziło, że w kolejnych latach zmniejszy się rola tradycyjnej poczty e-mailowej. Tak się jednak nie stało. Ludzie wciąż masowo korzystają z poczty elektronicznej, a to oznacza, iż jest to bardzo dobry sposób kontaktu z nimi. W efektywnej komunikacji chodzi o to, by docierać z informacją w miejsca, w których łatwo znaleźć odbiorcę, a nie by to on musiał jej poszukiwać. Skoro ludzie i tak korzystają z poczty elektronicznej, to dlaczego tego nie wykorzystać? Komunikacja wewnętrzna nie musi opierać się wyłącznie na e-mailach, ale może je stosować jako praktyczny sposób realizacji strategii multichannelingu.

6. Współpraca z wewnętrznymi influencerami

Influencerzy to takie współczesne określenie na dawnych liderów, przodowników, czy po prostu osoby godne zaufania. Zwykle wiadomo, kto w firmie cieszy się takim poważaniem, z czyją opinią inni się liczą, albo kogo zwyczajnie lubią. Osoby takie kryją w sobie ogromny potencjał, dlatego warto z nimi współpracować i włączać w działania z zakresu komunikacji. Nie tyle chodzi tu jednak o udostępnianie im oficjalnych kanałów firmowych (choć oczywiście można to zrobić), ale raczej wykorzystanie ich jako cennego źródła informacji o pracownikach, ich motywacjach, sposobie rozumienia spraw, wątpliwościach. Wewnętrznym influencerom trzeba stwarzać możliwość wypowiadania się na różne sposoby np. podczas spotkań grupowych, wywiadów, czy rozmów mniej formalnych.^[1] Istotne jest, by wsłuchać się w to, co mają do powiedzenia, a nie próbować wykorzystać ich do celów propagandowych firmy (bo prawdopodobnie i tak odmówią).

7. Prawdziwy dialog a nie tylko feedback

Ważnym trendem, czy może raczej zaleceniem dotyczącym komunikacji wewnętrznej na najbliższą przyszłość jest dbanie o jej dwukierunkowy charakter. Praca zdalna i hybrydowa znacznie ograniczyła rozmowy i spotkania bezpośrednie, a to spowodowało, że komunikacja opierała się w ostatnim czasie głównie na mówieniu a nie słuchaniu. Ludzie potrzebują jednak dialogu, polegającego na wymianie myśli, a nie tylko możliwości udzielenia feedbacku utożsamianego z polubieniami pod postami, ewentualnie krótkimi komentarzami w aplikacji. O tym jak ma wyglądać taki dialog powinni zadecydować sami pracownicy. Zaleca się jednak by budować go wokół konkretnego problemu bądź tematu. Lepiej jest skoncentrować się na wąskim zagadnieniu i wejść w niego głęboko, niż rozmawiać pobieżnie o wszystkim. Warto również zadbać o odpowiednią atmosferę spotkania, którą tworzy miejsce, swobodny strój i mniej formalny sposób wypowiedzi. Formaty służące dialogowi warto stworzyć na stałe, a nie tylko traktować jako okazjonalne wydarzenia.

8. Okresowa cisza w komunikacji też jest dobra

W ostatnich latach wzrost znaczenia komunikacji widoczny był głównie poprzez zwiększenie jej częstotliwości. Zwłaszcza w czasie pandemii i pracy zdalnej wyraźnie było widać jak pracownicy byli zalewani różnego rodzaju informacjami, z których większość i tak uznawali za mało istotne. W efekcie końcowym skuteczność tych działań była odwrotna od zamierzonej. Zamiast motywacji i zaangażowania pojawiło się zmęczenie, zobojętnienie, a nawet niechęć.  Tymczasem ludzie chcą by docierało do nich tylko to, co jest dla nich i ich pracy naprawdę ważne i do tego w łatwo przyswajalnej formie. Oczekują informacji dostosowanych do ich potrzeb, a do tego dawkowanych w rozsądnych odstępach czasu. Chcą po prostu chwil ciszy. Chodzi tu o całkowicie świadome i przemyślane przerwy w komunikacji, w których ludzie nie będą pod presją, że coś przeoczą, coś ich ominie, albo że czegoś się nie dowiedzą. W praktyce mogą to być konkretne dni albo godziny np. żadnych aktualizacji w piątek, bądź maili w przerwie obiadowej. O tym, jak ma wyglądać taka przerwa w komunikacji, najlepiej porozmawiać z samymi zainteresowanymi i wspólnie wypracować najlepsze dla wszystkich rozwiązanie.

[1] https://www.happeo.com/blog/top-internal-communication-trends-you-need-to-think-about

The post 8 trendów w komunikacji wewnętrznej na 2022 rok first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Firmy mogą mieć różne kolory

Firmy działające na rynku mogą znacznie różnić się od siebie. Najogólniej ma to związek z ich kulturą organizacyjną, którą determinuje np. narodowość,  specyfika branży, historia i aktualna pozycja konkurencyjna, systemy zarządzania, osobowość liderów i wiele innych czynników. Istnieją organizacje:

• Czerwone. To model zarządzania autorytarny oparty na lęku. Pracodawca traktuje podwładnych przedmiotowo, bywa agresywny i wzbudza strach. Przyjmowane cele mają zazwyczaj perspektywę krótkoterminową
• Bursztynowe. Cechą charakterystyczną takiej organizacji jest hierarchiczność, procedury, kontrola i zarządzanie odgórne. W odróżnieniu od organizacji czerwonych przyjęta perspektywa jest długoterminowa.
• Pomarańczowe. Tu wciąż struktura organizacyjna jest sztywna, jednak samo zarządzanie ukierunkowane jest na realizację celów. Pracownicy odgrywają większą rolę, docenia się ich kompetencje, odpowiedzialność i skuteczność. Perspektywa planowania wydłuża się.
• Zielone. Model zarządzania oparty na wartościach i demokratycznych regułach decyzyjnych. Struktura przypomina piramidę. Szef motywuje i wspiera podwładnych, od których oczekuje się kreatywności i zaangażowania.
• Turkusowe. To organizacja samozarządzająca się, w której pracownik przestaje być podwładnym, ponieważ nie ma hierarchii. To najbardziej demokratyczny model zarządzania.

Organizacja turkusowa to bardziej stan umysłu niż struktury i procedury

Choć koncepcja organizacji turkusowych stała się w ostatnich latach bardzo popularna, to właściwie nie istnieje jedna naukowa definicja tego modelu zarządzania. Wszelkie próby jego opisu odnoszą się bardziej do jednostkowych doświadczeń poszczególnych firm, niż do usankcjonowanych norm. To, co jest jednak charakterystyczne dla wszystkich tych organizacji to odejście od hierarchii, kontroli, klasycznego zakresu obowiązków na rzecz autonomii, osobistego zaangażowania i budowania relacji opartych na zaufaniu. Zarządzanie turkusowe porzuca planowanie i budżetowanie na rzecz prognozowania. Opiera się na pracy zespołowej, która będzie dawała każdemu poczucie sensu, pozwalała na rozwój i zapewniała przestrzeń dla kreatywności. Organizacja ma być transparentna, komunikacja w niej oparta na szczerości, a każdy członek zespołu ma mieć dostęp do wszystkich informacji.

W zasadzie bardzo trudno jest jednoznacznie określić po spełnieniu jakich konkretnie warunków firma staje się turkusowa. W praktyce najczęściej mowa jest o stosowaniu pewnych elementów turkusowego zarządzania i byciu w procesie stawania się organizacją turkusową.

Model turkusowy ma w założeniu przynosić określone korzyści organizacji, jednak, żeby je dostrzec przyjmuje się, że wcześniej trzeba w nim działać około 2 lat. Po tym czasie zaczyna być widoczny spadek rotacji, wzrost zaangażowania i satysfakcji pracowników, większa innowacyjność, lepsze oceny produktów i usług firmy, które w konsekwencji przekładają się na jej wyniki finansowe.

W organizacjach turkusowych ważna jest samoświadomość i wewnętrzna motywacja pracowników

W organizacji turkusowej nie ma tradycyjnych procedur, motywowania zewnętrznego (premii i nagród, a tym bardziej kar), jest za to duża koncentracja na pracownikach, ich potrzebach i rozwoju. Zarządzanie oparte jest na zaufaniu, współpracy i partnerstwie. Takie podejście ma przede wszystkim umożliwić ludziom realizację ich potencjału, co w założeniach ma się przełożyć na wymierne korzyści biznesowe firmy. Pracownicy przejmują odpowiedzialność za podejmowane działania, które traktują jako własne, autorskie przedsięwzięcia. Sami wyznaczają sobie zadania na podstawie oceny własnych umiejętności oraz kierując się aktualnymi potrzebami firmy. Wszyscy zatrudnieni są sobie równi, mają dzielić się wiedzą i pomagać pozostałym w ich samodoskonaleniu.

Choć pozycja pracownika w organizacji turkusowej jest uprzywilejowana, to jednak nie każdy się w niej odnajdzie. Ludzie przyzwyczajeni do starego modelu zarządzania mogą czuć się zagubieni, będą się bali podejmować ryzyko i nie zawsze będą chętni do współpracy.  Podstawowym problemem może być tu ich poziom świadomości, osobowość oraz brak konkretnych umiejętności odnoszących się do organizacji pracy, zarządzania czasem, samodyscypliny oraz wewnętrznej motywacji.

Organizacja turkusowa dba o otwartą komunikację

Komunikacja jest zawsze spoiwem wszelkich procesów zarządczych, a w organizacjach turkusowych jest to szczególnie widoczne. Jej znaczenie jest kluczowe, jednak tak jak w hierarchicznym modelu zarządzania wiąże się ona często z utrudnieniami (co ma częściowo związek z rywalizacją), tak tutaj ze względu na wysoką świadomość członków zespołu cechuje ją otwartość i empatia. W organizacjach turkusowych istnieje duża dbałość o właściwy przepływ informacji oraz takie porządkowanie dokumentacji, by każdy miał do niej łatwy wgląd. Pracowników nieustannie zachęca się do wyrażania swoich opinii i pomysłów oraz na bieżąco pyta, co im przeszkadza w codziennej pracy. Ale poza systemem komunikacji istotny jest także sposób porozumiewania się. Unika się obwiniania, a szuka rozwiązań; nie ocenia się ludzi, ale raczej mówi, jak my się czujemy w związku z ich zachowaniem (tzw. ja komunikat). W miejsce oceniania pojawia się docenianie, a kontrolę zastępuje wsparcie. Można powiedzieć, że to sposób komunikacji znany z bliskich relacji partnerskich przeniesiony do miejsca pracy. Dzięki takiemu podejściu buduje się zaufanie, wzmacnia zaangażowanie, a współpracę czyni bardziej efektywną. W konsekwencji firma wzrasta i zaczyna czerpać realne korzyści z wdrożenia takiego modelu zarządzania.

Wdrażanie turkusowych metod zarządzania to długotrwały proces

Istnieją dwa podstawowe sposoby wdrożenia turkusowego modelu zarządzania tj. organiczny i poprzez przekształcenie. Najprościej jest budować organizację turkusową od podstaw. Świadomy lider od samego początku zatrudnia osoby o odpowiednich predyspozycjach, które będą się w takim miejscu dobrze odnajdywały. Znacznie trudniejszym wyzwaniem jest natomiast transformacja organizacji już istniejącej. Takie przekształcenie będzie wymagało wdrożenia nowych nawyków i idei przy jednoczesnym eliminowaniu starych, a to zawsze wywołuje niepokój, którego konsekwencją może być opór. Kluczowa dla powodzenia całego przedsięwzięcia jest tu gotowość liderów do oddania władzy oraz edukacja pracowników, tak by wspólnie dorastali oni do nowego modelu komunikacji i sposobu działalności operacyjnej. Choć pomysłów może być dużo, to jednak nie wszystkie należy wdrażać od razu. Potrzebna jest cierpliwość i konsekwencja. To powinien być raczej wolny i spokojny proces (czasami trwający nawet kilka lat), tak by wszyscy mogli oswoić się z nową sytuacją i ostatecznie ją zaakceptować. Warto pamiętać, iż na tempo dojścia do modelu turkusowego ma również wpływ wyjściowa kultura organizacyjna firmy. Z poziomu pomarańczowego trudno będzie przejść od razu do turkusu, dlatego konieczne będzie przejście po drodze przez zielony model zarządzania. Turkus łatwiej będzie także wdrożyć w firmach o ustabilizowanej pozycji, które zdefiniowały własną misję i kierują się w swojej działalności jakimiś wartościami nadrzędnymi.

The post Organizacje turkusowe – chwilowa moda, czy przyszłość zarządzania? first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Aplikacje mobilne są łatwo dostępne, proste w użyciu i zapewniają szybki feedback

Podstawową zaletą aplikacji mobilnych jest ich dostępność oraz łatwość użycia. W dzisiejszych czasach niemal każdy dysponuje smartfonem, a przynajmniej ma potencjalnie możliwość jego nabycia, a to oznacza, że bez szczególnych inwestycji firma ma szansę szybko skomunikować się ze swoimi pracownikami. Może to mieć fundamentalne znaczenie zwłaszcza w przypadku osób, które nie mają bezpośredniego dostępu do komputera (jak np. pracownicy produkcyjni), albo po prostu spędzających większość czasu poza biurem (np. serwisanci, handlowcy). Korzystanie z aplikacji mobilnej jest proste, wręcz intuicyjne, dlatego nie wymaga przeprowadzania specjalistycznych szkoleń. Dostęp do niej jest natychmiastowy, pracownicy nie muszą posiadać własnego adresu firmowego, ani każdorazowo się logować, jak ma to miejsce w przypadku Intranetu. Dzięki niej można dotrzeć z informacjami do wszystkich od centrali poprzez różne jednostki organizacyjne na pracownikach sezonowych i praktykantach kończąc. Nowoczesne aplikacje mobilne nie pełnią jednak tylko roli elektronicznej tablicy ogłoszeń. Ich podstawową zaletą obok dostępności, szybkości i łatwości użycia jest interaktywność. Dzięki nim pracownicy nie tylko otrzymują informacje, ale mogą także od razu na nie zareagować. Odbywa się to zarówno poprzez polubienie, zamieszczenie komentarza, ale także bezpośrednie działanie np. wysyłanie potwierdzenia, wypełnienie załączonej ankiety itp. Aplikacje mobilne to także większa kontrola całego procesu komunikacji. Administrator od razu widzi, które informacje zostały odczytane i jak zostały przyjęte, dzięki czemu może szybko i adekwatnie zareagować.

Aplikacje mobilne powinny być dostosowane do potrzeb firmy

Aplikacje mobilne typu WhatsApp czy Slack znane są już od lat i z powodzeniem wykorzystywane w wielu firmach. Sprawdzają się one znakomicie w przypadku niewielkiej grupy pracowników, jednak im organizacja jest większa i posiada bardziej zróżnicowaną strukturę tym bardziej mogą one okazać się niewystarczające. Potrzebne jest wówczas bardziej zaawansowane rozwiązanie, którym może być zakup gotowej aplikacji (zwykle poprzez nabycie licencji), zakup i modyfikacja jednej z dostępnych na rynku (tak by najlepiej spełniała oczekiwania firmy i jej pracowników), bądź stworzenie całkowicie nowej od podstaw (co wymaga czasu i pewnego nakładu środków finansowych).

Zanim firma zdecyduje się na komunikację z pracownikami poprzez aplikację mobilną powinna zastanowić się, co chce w ten sposób osiągnąć, innymi słowy jakich korzyści się w związku z nią spodziewa. Czy chodzi tylko o szybkość przekazywania informacji, zwiększenie zasięgu, kontrolę procesu komunikacji, a może zainicjowanie rzeczywistego dialogu i interakcję. Choć wszystkie te cele są warte uwagi, to jednak w każdej organizacji priorytety mogą być definiowane inaczej. Potrzeby firmy, której pracownicy są rozproszeni i działają przede wszystkim w terenie (poza siedzibą), będą inne niż tej, w której wszyscy mają dostęp do komputera. Podobnie inna będzie rola komunikacji (i wykorzystywanych do jej celów narzędzi) w firmach dojrzałych o ugruntowanej pozycji w porównaniu z organizacjami przeżywającymi kryzys, będących w okresie restrukturyzacji itp.

4 podstawowe obszary zastosowania aplikacji mobilnych

1. Informowanie

Aplikacje mobilne można wykorzystać do przekazywania podstawowych informacji dotyczących strategii, wizji, wartości, celów biznesowych. To idealne narzędzie do publikowania informacji pilnych, które muszą szybko dotrzeć do pracowników, ale także tych które budują obraz firmy, kształtują jej kulturę. Dzięki odpowiedniej konfiguracji można dotrzeć z przekazem do wszystkich pracowników, wybranych grup, albo pojedynczych osób np. będących w procesie onboardingu.

2. Interakcja

Aplikacje mobilne dają możliwość natychmiastowej reakcji na zamieszczane treści. Pracownicy mogą komentować, głosować, zadawać pytania, bądź zgłaszać swoje propozycje. To bardzo ważne zarówno dla organizacji, która uzyskuje w ten sposób informacje zwrotne, co pomaga jej się rozwijać, ale także dla samych pracowników, którzy dzięki temu czują się wysłuchani, potrzebni i ważni.

3. Wiedza

Aplikacje mobilne można wykorzystać w celach szkoleniowych. Drogą tą można przekazywać informacje na temat zmian w przepisach, przypominać zasady BHP, udzielać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. To także dobre miejsce do udostępniania często używanych formularzy i dokumentów.

4. Serwis

Aplikacje mobilne mogą także pełnić rolę usługową wobec pracowników, przez co ich codzienne życie stanie się łatwiejsze. Można je wykorzystać do składania wniosków urlopowych, zamawiania obiadów w stołówce, czy sprawdzenia poziomu zajętości parkingu przyzakładowego. To także dobre miejsce do śledzenia statusów złożonych przez nich podań i wniosków.

Aplikacja mobilna czy Intranet?

Wdrożenie aplikacji mobilnych nie musi oznaczać rezygnacji z Intranetu. Porównując oba te narzędzia można zauważyć, iż znakomicie się one uzupełniają, ponieważ wady jednego są jednocześnie zaletami drugiego i odwrotnie. Intranet przez to, że jest używany na desktopie ma lepszą przejrzystość, informacje tam zamieszczone są bardziej uporządkowane, a zdjęcia lepszej jakości. Zaletą aplikacji mobilnych jest natomiast łatwość instalowania, szybki dostęp (bez konieczności logowania się) oraz intuicyjność obsługi. Wiele firm z powodzeniem stosuje obydwa rozwiązania równolegle mając świadomość, iż zaspokajają one nieco inne potrzeby użytkowników, a w efekcie poprawiają jakość całej komunikacji. Istotne jest jednak, aby dokładnie określić, które z rozwiązań czemu ma dokładnie służyć i zadbać o spójność przekazu. Dotyczy to zarówno treści, jak i strony wizualnej, która musi być zgodna z całym systemem identyfikacji wizualnej firmy.

Wdrożenie aplikacji mobilnych wymaga wcześniejszej analizy i dobrego planowania

Zanim firma zdecyduje się na uzupełnienie swoich kanałów komunikacji wewnętrznej o aplikację mobilną ważne jest, aby ustaliła, czy korzystanie z niej będzie dobrowolne, czy obligatoryjne. Czasami pracownicy używają w swoim gronie ogólnie dostępnych aplikacji, wtedy trzeba zdecydować, czy mają one funkcjonować równolegle, czy wszyscy przechodzą na firmową. Ważna jest powszechna świadomość dlaczego takie rozwiązanie jest wprowadzane i czemu ma służyć. Wdrożenie aplikacji mobilnej wymaga także odpowiedniej polityki prywatności. Trzeba wyraźnie poinformować pracowników, że nie będzie ona wykorzystywana do śledzenia ich miejsca pobytu oraz że nikt nigdy nie wykorzysta ich danych osobowych. Poza tym dobrze jest przyzwyczajać pracowników od samego początku do regularnego korzystania z aplikacji, a najlepiej zrobić to poprzez regularne publikowanie interesujących z ich punktu widzenia treści. Można to robić codziennie, albo tylko w wybrane dni. Nie chodzi jednak o zalewanie pracowników informacjami, ale raczej wzbudzenie w nich krótkotrwałego zaangażowania na poziomie 3-5 minut.

O efektywności komunikacji mobilnej poza funkcjonalnością samej aplikacji w dużym stopniu będzie decydowało nastawienie pracowników, a to jest zwykle pochodną ich nawyków oraz świadomości wynikającej z wiedzy.

The post Zastosowanie aplikacji mobilnych w komunikacji wewnętrznej first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

CSR to nie tylko taktyka, to filozofia działania firmy

Trendy społeczne ukierunkowane na ekologię, działanie fair, bycie poprawnym politycznie spowodowały, że firmy zaczęły większą wagę przywiązywać do swojego sposobu działania. Stało się to nie tylko na poziomie taktycznym (mającym związek ze stosowanymi procedurami), ale coraz częściej zaczęło mieć odzwierciedlenie w strategii, a nawet misji przedsiębiorstw. Tak narodziła się koncepcja społecznej odpowiedzialności biznesu, czyli  CSR (corporate social responsibility). Według tego podejścia firmy nie ograniczają się już tylko do spełniania przewidzianych prawem wymogów formalnych, ale wykraczają poza nie, często kreując nowe podwyższone standardy w swojej branży. Działanie w oparciu o określone wartości powoduje, że niemal każda decyzja podejmowana w firmie jest przez nie  filtrowana pod kątem zgodności z nią. W ten sposób aspekt ekonomiczny staje się tak samo ważny jak społeczny, co powoduje, że jeśli firma miałaby wejść w konflikt z opinią publiczną, bądź tylko okazać się w sposób niewystarczający nadążającą za trendami, wybierze mniejszy zysk, a nawet stratę (którą będzie przecież można odrobić w przyszłości) niż trwale znaleźć się w tendencji spadkowej.

CSR to odpowiedź na trendy społeczne czy ich kreowanie?

Firmy pragnące poprawić swoją pozycję konkurencyjną bardzo szybko dostrzegły potencjał jaki tkwi w koncepcji CSR. Wiele z nich zaczęło prezentować się jako organizacje odpowiedzialne społecznie, czego dowodem miało być np. ich proekologiczne działanie. Dotyczyło to nie tylko procesów produkcyjnych (w tym spełnianiu różnych norm, a nawet tworzeniu własnych znacznie bardziej zaostrzonych), ale także prostych działań o wydźwięku marketingowym, jak ograniczanie zużycia papieru (zmiany w obiegu dokumentów), ekologiczne upominki reklamowe (rezygnacja z plastiku), czy popularne już zero waste (w praktyce rezygnacja z wielu gadżetów), które swoją drogą doprowadziło do znacznych oszczędności w firmach.

CSR to nie tylko ekologia

Firmy odpowiedzialne społecznie najczęściej podkreślają swój proekologiczny charakter. Nie jest to jednak jedyny sposób pokazania swojego zrozumienia dla potrzeb i oczekiwań społeczeństwa. W ostatnich latach na sile zyskuje trend związany z szeroko pojętym human resources (zarządzaniem zasobami ludzkimi) i traktowaniem pracowników jak współuczestników procesów decyzyjnych. Świadczy o tym chociażby coraz większa popularność tzw. organizacji turkusowych, w których proces zarządzania jest zdecentralizowany i opiera się na współpracy. Wyrazem odpowiedzialności społecznej firm ma być także dbałość o komfort pracy osób w niej zatrudnionych, różne ułatwienia jak elastyczny czas pracy, opieka socjalna itp. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom społecznym coraz więcej firm wprowadza procedury uniemożliwiające dyskryminację ze względu na płeć, wiek, czy orientację seksualną. W wielu firmach realizowana jest polityka mająca na celu zachowanie parytetów w tym względzie.

O społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw może także świadczyć ich zaangażowanie w rozwiązywanie problemów także tych ogólnoświatowych jak walka z biedą i wykluczeniem, pomoc osobom i organizacjom w potrzebie, albo wspieranie młodych talentów (w różnych dziedzinach).

CSR pomaga zdobyć przewagę konkurencyjną

Bycie odpowiedzialnym społecznie to z jednej strony filozofia działania firmy, ale z drugiej znakomite narzędzie zdobywania przewagi konkurencyjnej. Ważne jest przy tym, aby nie zatrzymywać się na deklaracjach, pięknych hasłach, ale żeby koncepcje te wdrażać w życie. Firmy, które zdecydują się wdrożyć CSR powinny stworzyć jasną politykę działania – wybrać obszary, na których się skoncentrują, opracować plan i konsekwentnie go realizować. Aby poza satysfakcją czerpać z tego realne korzyści marketingowe potrzebna jest również właściwa komunikacja. Powinna mieć ona charakter nie tyle przekazu reklamowego, co rzetelnej informacji, a wręcz dialogu. Tylko przemyślane działania, dostarczające realną wartość społeczeństwu i we właściwy sposób mu zakomunikowane mają szansę wzmocnić pozycję rynkową firmy.

Corporate Social Responsibility czy Managerial Social Responsibility?

Koncepcja społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw ściśle związana jest z organizacją, jej strategią, bądź filozofią działania. Tymczasem, żeby firma działała w tym nurcie wcześniej konieczne jest podjęcie decyzji, za które odpowiedzialne są bardzo konkretne osoby, czyli menedżerowie, bądź właściciele przedsiębiorstw. W ten sposób coraz częściej mówi się nie tyle o CSR, co o MSR (Managerial Social Responsibility), która to koncepcja bardziej oddaje ducha tego sposobu działania.[1] O tym jak firma będzie funkcjonowała nie decyduje bowiem organizacja sama w sobie, ale konkretne osoby, które za nią stoją. MSR wpisuje się w ten sposób w coraz powszechniejszą koncepcję H2H (Human2Human), która mówi o tym, że każde działanie biznesowe jest prowadzone przez człowieka i to człowiek, a nie organizacja powinny być w centrum wszelkiej działalności.

[1] https://www.managerialsr.com/

The post CSR, czyli jak firmy odpowiedzialne społecznie zyskują przewagę konkurencyjną first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Wiarygodność influencera, czyli celebryta kontra youtuber

Główną przyczyną zainteresowania firm influencerami jest to, iż jak wynika z badań aż 92% konsumentów bardziej ufa rekomendacjom innych ludzi niż tradycyjnej reklamie. Co ciekawe nie jest istotne, czy osoba ta została poznana przez nich osobiście. Wiarygodność influencera nie zawsze ma także związek z jego powszechną rozpoznawalnością. Z celebrytami bardzo często wygrywają osoby z pozoru przeciętne, które jednak w swojej wąskiej dziedzinie traktowane są jak najwyższej klasy eksperci. Dotyczy to zwłaszcza digital influencerów czyli tzw. youtuberów, których efektywność w podnoszeniu świadomości marki jest oceniana jako czterokrotnie wyższa niż celebrytów. Influencerami mogą być reprezentanci różnych zawodów czy profesji np. dziennikarze, analitycy, komentatorzy życia społecznego, naukowcy, sportowcy, ale także kucharze, gospodynie domowe, stylistki, majsterkowicze i rolnicy.

W influencer marketingu najważniejsza jest zgodność grupy docelowej

Firmy decydując się na współpracę z influencerem bardzo często ograniczają się jedynie do analizy uzyskiwanych przez niego zasięgów oraz liczby followersów na profilu. Takie podejście może być jednak bardzo zwodnicze, ponieważ nie pozwala przewidzieć, czy te konkretne osoby będą w ogóle kiedykolwiek zainteresowana ofertą firmy, a zatem, czy stanowią jej grupę docelową. Aby to ustalić potrzebna jest pogłębiona analiza.[1] Należy sprawdzić kim są obserwujący dany profil (wiek, miejsce zamieszkania itd.), czy jest to grupa jednorodna i co chyba najważniejsze jak bardzo zaangażowana w działania influencera. Można ocenić to między innymi na podstawie ilości reakcji (czyli popularnych lajków), komentarzy pod postami, ale także uzyskanych wyników wcześniej przeprowadzonych przez niego kampanii. Gdy weźmie się pod uwagę wszystkie te parametry może okazać się, że mniej znany youtuber (tzn. z mniejszą ilością obserwujących) będzie znacznie lepszym wyborem niż celebryta z milionowymi subskrybcjami. Dotyczy to zwłaszcza marek niszowych, gdzie konieczne jest dotarcie z wiarygodnym przekazem do bardzo wąskiej grupy odbiorców. Wtedy zamiast decydować się na współpracę z jednym znanym celebrytą lepszą strategią będzie wybór kilku mniej oczywistych influencerów, których zsumowane działanie pozwoli dotrzeć do podobnej liczby odbiorców, ale co ważniejsze ze względu na ich wiarygodność i często bliską relację z followersami okaże się bardziej efektywne.

Wizerunek influencera jest równie ważny jak uzyskiwane zasięgi

Aby wybrać optymalnego dla firmy influencera konieczne jest przeprowadzenie analizy jego profilu, czy kanału w mediach społecznościowych, ale także jego samego w aspekcie wizerunkowym. Istnieje bowiem bardzo duże prawdopodobieństwo, że w myśl zasady podobne przyciąga podobne, influencer bardzo dużo powie nam o jego obserwujących. Dotyczy to nie tylko obszaru ich zainteresowań, ale także stylu życia, wyznawanych wartości, czy sposobu komunikacji. Choć w sieci istnieje wiele kanałów modowych, to jednak nawet niewprawny obserwator jest w stanie zauważyć jak bardzo potrafią się one od siebie różnić. Niektóre influencerki stawiają na minimalizm, inne na jakość, a jeszcze inne podążają za nowinkami. Producent odzieży, który chciałby zaistnieć na takim kanale powinien przeanalizować, czy właśnie ta osoba pasuje do wizerunku jego marki i czy w związku z tym przekaz będzie spójny i tym samym służył interesom firmy.

Wybierając influencera dla swojej marki warto zwrócić uwagę, czy jest on autentyczny, naturalny, otwarty i dostępnych dla swoich fanów (czy zbudował z nimi relację). Dzięki temu zwiększa on swoją wiarygodność, a co za tym idzie możliwość wpływania na opinie innych.

Jak stworzyć content na potrzeby influencer marketingu?

Współpraca z influencerami może przybierać różne formy. Wiele zależy tu od celu jaki chce zrealizować firma, ale także preferencji, czy raczej charakteru profilu influencera. Najczęściej spotykane formy contentu to dyskretny lub jawny product placement (który ma na celu podniesienie świadomości marki), dedykowane promocje i konkursy (które służą bezpośrednio sprzedaży), ale także kreatywna i długofalowa kooperacja, która wykorzystuje różne formy przekazu i może wzmocnić siłę marki. O tym w jaki sposób komunikować się z followersami powinien zadecydować sam influencer. Trzeba zaufać jego doświadczeniu i przede wszystkim znajomości swoich fanów. Jeśli jakieś działania zostaną narzucone przez firmę-zleceniodawcę i jednocześnie nie będą zgodne z dotychczasowym sposobem prowadzenia profilu skutki mogą być odwrotne od zamierzonych. Na wiarygodności stracić może zarówno influencer jak i sama marka. Dlatego też najwłaściwszym będzie dopasowanie contentu do możliwości danego kanału, a nie odwrotnie. Czasami po prostu mniej znaczy więcej. W działaniach influencer marketingu nie zawsze bowiem chodzi o sprzedaż. Często nie mniej ważna jest asysta przy konwersji, która jak się szacuje może nawet odpowiadać za 40% sprzedaży.

[1] https://onalytica.com/blog/posts/influencer-marketing-identify-target-influencers/

The post Influencer marketing, czyli jak wykorzystać influencerów na potrzeby marketingu? first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Kryzys i praca zdalna powodują zmiany w komunikacji wewnętrznej

Pandemia spowodowała, że praktycznie z dnia na dzień wiele osób przeszło w tryb pracy zdalnej. Dla firm oznaczało to konieczność wprowadzenia rozwiązań, które z jednej strony zapewniłyby efektywną organizację pracy (wyznaczanie zadań, dokonywanie uzgodnień, kontrolę), z drugiej natomiast dawały realne wsparcie pracownikom, którzy musieli zmierzyć się z zupełnie nową dla siebie sytuacją. Zadaniem komunikacji stało się minimalizowanie poczucia odizolowania, niepewności, a nawet obaw o przyszłość. Potrzebne stały się działania, które pomogłyby podtrzymać poluzowane relacje. Trudne emocje potęgowało napięcie wynikające z konieczności łączenia pracy w domu z opieką nad dziećmi. Dodatkową trudnością było także tempo wprowadzania nowych rozwiązań. To co w normalnych warunkach trwałoby miesiącami, a nawet latami zostało wdrożone natychmiast. Takie rewolucyjne podejście pozwoliło co prawda ograniczyć opór przed zmianą, ale jednocześnie zwiększyło związany z nią stres.

Główne trendy na 2021 rok

Prognozowane trendy w komunikacji wewnętrznej na rok 2021 dotyczą zarówno zmian w podejściu do tego obszaru funkcjonowania firm, jak i zastosowania nowych kanałów, bądź przedefiniowania dotychczasowego sposobu ich wykorzystania.

• Prognozuje się wzrost znaczenia komunikacji wewnętrznej, co jest spowodowane ogólnym zwiększeniem potrzeb informacyjnych. Pracownicy mają coraz więcej wątpliwości i pytań, na które samodzielnie poszukują odpowiedzi. Jest to o tyle istotne, że zostali oni odcięci od dotychczasowych źródeł informowania, w tym tych nieformalnych
• Więcej podejścia strategicznego, mniej narzędziowego. Nie chodzi tylko o przekazywanie pracownikom informacji, ale osiąganie konkretnych celów jak integrowanie, niwelowanie niepewności, zwiększanie zaangażowania itd.
• Konieczność częstszych interakcji z pracownikami. Brak kontaktów bezpośrednich oraz funkcjonowanie w warunkach niepewności powoduje konieczność zbudowania jasnych ram komunikacji, w tym stworzenia efektywnego harmonogramu wykorzystania poszczególnych narzędzi.
• Większa dbałość o zasięg, a co za tym idzie wykorzystanie nowych kanałów komunikacyjnych. Informacje mają docierać do wszystkich, a nie tylko tych, którzy ich aktywnie poszukują.
• Digitalizacja komunikacji wewnętrznej, czyli sięganie po nowe rozwiązania technologiczne, które zapewnią większą dostępność (np. aplikacje mobilne)
• Transparentność, szczerość, autentyczność, spontaniczność i empatia. Te wartości zawsze są dobrze odbierane, ale w dobie powszechniejszego wykorzystania mediów społecznościowych (jak fb, twitter itp.) nabierają szczególnego znaczenia, bo media te wymuszają wręcz tego rodzaju podejście
• Kreatywne wykorzystanie nowych formatów (live streaming, video, podcast), to nie tylko ciekawszy sposób przekazywania informacji, ale także pomocne narzędzie budowania relacji
• Badanie skuteczności komunikacji wewnętrznej, oczekiwanie informacji zwrotnej, analiza reakcji pracowników. W związku z wprowadzeniem nowoczesnych technologii niektóre analizy będą łatwiejsze do przeprowadzenia (np. poprzez analizę statystyk)
• Większe zaangażowanie kadry zarządzającej w proces komunikacji wewnętrznej, co dotyczy zarówno poświęcenia jej większej uwagi, jak i aktywnego uczestnictwa np. poprzez udział w live streamingach.

Nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej

Rok 2021 będzie oznaczał dla komunikacji wewnętrznej przede wszystkim jej digitalizację i dostosowanie tradycyjnych form przekazu do nowych wyzwań. O tym, jak bardzo zmienia się ten obszar może świadczyć badanie porównawcze jakie wykonano wśród firm niemieckich. Pokazuje ono, że w stosunku do roku 2019 pandemia spowodowała rezygnację lub znaczne ograniczenie niektórych form komunikacji (jak rozmowy bezpośrednie), podczas gdy inne zaczęły być masowo stosowane (np. aplikacje na telefony typu slack).

Porównanie najczęściej wykorzystywanych źródeł informacji w firmach w Niemczech

Źródło: https://staffbase.com/blog-de/interne-kommunikation-instrumente/

Wydaje się, iż wiele rozwiązań w obszarze komunikacji wewnętrznej, które wymusiła na pracodawcach pandemia pozostanie z nami już na dłużej. Dobrze byłoby jednak, żeby to doświadczenie spowodowało także lepsze zrozumienie jej strategicznego znaczenia, a co za tym idzie bardziej ukierunkowane na potrzeby pracowników i planowe zastosowanie.

The post Trendy w komunikacji wewnętrznej na 2021 rok first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.