Komunikacja wewnętrzna w roku 2024 nie zmieni się w istotny sposób w porównaniu z prognozami na rok 2023. W obszarze tym nie odnotowano jakiś przełomowych innowacji, więc będziemy tu mieli do czynienia jedynie z upowszechnianiem tego, co dotychczas stanowiło nowinki technologiczne, przy jednoczesnym zwiększaniu wrażliwości na pracowników i ich potrzeby społeczne. W uproszczeniu można powiedzieć, że komunikacja wewnętrzna w 2024 roku będzie naznaczona zrównoważonym rozwojem i stanowiła połączenie postępu technologicznego, autentyczności i dążenia do budowania relacji międzyludzkich.
Sztuczna inteligencja usprawni komunikację w firmie
W ostatnich kilku latach ludzie coraz odważniej sięgają po sztuczną inteligencję. Dotyczy to zwłaszcza narzędzi typu ChatGPT, które po otrzymaniu odpowiednich instrukcji w zasadzie natychmiast generują poprawne merytorycznie i językowo teksty. Podstawową zaletą tej technologii jest oszczędność czasu, który w normalnych warunkach trzeba byłoby poświęcić na pozyskanie danych, ich usystematyzowanie i odpowiednie zaprezentowanie. Wykorzystanie SI na potrzeby komunikacji wewnętrznej pozwala zwiększać jej efektywność, bo z jednej strony szybko dostarcza potrzebne treści, z drugiej umożliwia ich personalizację. Sztuczna inteligencja może analizować dane z różnych źródeł, ma wgląd w preferencje, aktualne nastroje i zaangażowanie pracowników, więc może modyfikować zarówno treść, jak i styl przekazu w zależności od potrzeb odbiorcy. Takie całościowe, a przy tym zindywidualizowane podejście, pomaga organizacjom wykryć i wyeliminować wąskie gardła w komunikacji, wpływać na zadowolenie i motywację pracowników, a tym samym poprawiać ogólną wydajność zespołu.
Sztuczna inteligencja oferuje wiele korzyści, jednak powinna być stosowana rozważnie, tzn. jedynie jako narzędzie wsparcia, a nie swego rodzaju autonomiczny byt. Gdy sceduje się na nią większość zadań, zrezygnuje z pełnej kontroli i zacznie wykorzystywać jako zamiennik kontaktów międzyludzkich, efekty mogą okazać się odwrotne od zamierzonych. Komunikacja będzie co prawda poprawna merytorycznie oraz atrakcyjna stylistycznie, jednak przestanie być autentyczna, co w konsekwencji doprowadzi do utraty zaufanie pracowników. Sztuczna inteligencja może pomóc w automatyzacji powtarzalnych procesów, jednak nie powinna ich tworzyć. Sprawdzi się przy sporządzaniu wersji roboczej postów, artykułów, wiadomości e-mail, skracaniu zbyt długich treści, generowaniu transkrypcji spotkań zespołu, czy tworzeniu ich podsumowań, jednak efekt jej pracy zawsze powinien być ostatecznie weryfikowany przez człowieka (tym bardziej, że ChatGPT ma tendencje do halucynowania). Sztuczna inteligencja może znacznie poprawić efektywność komunikacji wewnętrznej, jednak tylko przy jej właściwym użytkowaniu. W praktyce oznacza to, że ma ona bardziej pełnić rolę asystenta, niż zastępować pracę menedżera.
Zrównoważony rozwój przedmiotem komunikacji wewnętrznej
Zrównoważony rozwój to główny klucz do współczesnej narracji. Jest on konsekwencją ogłoszonego kilka lat temu przez ONZ programu, którego celem jest wspieranie budowy lepszego świata z korzyścią dla mieszkańców planety (Przekształcamy nasz świat: Agenda na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju 2030). Za najważniejsze wyzwania naszych czasów uznano w nim 5 obszarów, na które składają się: ludzie, planeta, dobrobyt, pokój i partnerstwo. Zrównoważony rozwój dotyczy zatem nie tylko ekologii, czy gospodarki, ale życia społecznego w ogóle. Z jednej strony skłania do publicznego poruszania określonych tematów, z drugiej wdrażania konkretnych rozwiązań, nierzadko wymaganych przez UE i regulowanych odpowiednimi dyrektywami. W czasach kryzysu energetycznego, konfliktów zbrojnych i zmian klimatycznych, komunikacja wewnętrzna musi uwzględniać odpowiedzialność społeczną organizacji i zajmować jasne stanowisko w zasadzie w każdej z publicznie dyskutowanych kwestii. Pracownicy powinni wiedzieć, w jaki sposób CSR wdrażany jest w ich firmie, przy czym nie tyle chodzi tu o budowanie wizerunku, co raczej wiarygodności. Ale zrównoważony rozwój oznacza także bardzo konkretną politykę zatrudnieniową, czyli zachowanie parytetów, równouprawnienie i nie dyskryminowanie ze względu na płeć, wiek, czy orientację seksualną. Dążenie do różnorodności ma bezpośredni wpływ na kulturę organizacyjna i wymaga wdrożenia rozwiązań uwzględniających potrzeby każdej grupy pracowników. Wydaje się, że poprawność polityczna będzie w najbliższym czasie wymogiem podstawowym w zakresie komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw.
Integracja pracowników w dobie różnorodności
Integracja (bądź ponowna integracja) pracowników to ważne wyzwanie, z jakimi będą musiały się mierzyć firmy w ciągu najbliższych lat. Po okresie pandemii nastąpiło rozluźnienie relacji międzyludzkich, jednocześnie część osób (z różnych powodów) wciąż pozostaje w systemie home office, a to skutkuje określonymi problemami. Pracownicy nie czują się już tak związani z firmą, jak było to jeszcze jakiś czas temu, przez co ich zaangażowanie jest mniejsze. Dodatkowo, w związku z ideą zrównoważonego rozwoju wiele organizacji dywersyfikuje swoje zatrudnienie, a to oznacza, że w ramach jednej struktury spotykają się ludzie zróżnicowani wiekowo i tożsamościowo, o nierzadko skrajnie odmiennych poglądach, od których wymaga się otwartości i efektywnej współpracy. W roku 2024 na rynku pracy aktywnych będzie jednocześnie pięć różnych pokoleń: pokolenie wyżu demograficznego, pokolenie X, pokolenie Millenialsów, pokolenie Zet i pokolenie Alfa. W zasadzie każda z tych grup ma swój własny styl komunikowania, a co za tym idzie odmienne potrzeby. Dla firm oznacza to konieczność dopasowania w taki sposób, by móc skutecznie docierać do wszystkich. W praktyce będzie to wymagało nie tylko personalizacji treści, ale także doboru odpowiednich kanałów przekazu. Komunikacja będzie miała charakter crossmedialny, czyli będzie obejmowała różne media od poczty elektronicznej, SMS-ów, aplikacji mobilnych, czatów wideo po media społecznościowe; a wszystko po to, by możliwe było skuteczne dotarcie do każdego pokolenia. Zadaniem komunikacji wewnętrznej będzie informowanie, ale także wzmacnianie więzi w zespołach zróżnicowanych (wiekowo i światopoglądowo) oraz/albo rozproszonych (z powodu pracy zdalnej bądź hybrydowej).
Jednocześnie integracja pracowników będzie potrzebna nie tylko w kontekście relacyjnym, ale także operacyjnym. Dynamika świata jest taka, że firmy aby się rozwijać, bądź tylko zachować swoją dotychczasową pozycję, będę musiały się nieustannie adoptować. Dla pracowników oznacza to konieczność mierzenia się ze zmianą, która z psychologicznego punktu widzenia jest zawsze trudna do zaakceptowania. Komunikacja wewnętrzna będzie odgrywać kluczową rolę w procesie zmniejszania oporu przed zmianą i integrowania pracowników w trakcie realizacji wspólnego celu. Istotne będzie promowanie dialogu oraz postrzeganie pracowników jako aktywnych uczestników, których zaangażowanie będzie decydowało o ostatecznym powodzeniu całego przedsięwzięcia.
Inne trendy w komunikacji wewnętrznej
Główne trendy w komunikacji wewnętrznej na rok 2024 dotyczą wykorzystania sztucznej inteligencji zarówno do generowania treści, jak i jej personalizowania, integracji zróżnicowanych grup pracowników oraz kwestii szeroko pojętego zrównoważonego rozwoju. Jednocześnie na poziomie jakościowym bardzo ważna staje się prawdomówność i autentyczność. Perfekcjonizm, piękne zdjęcia, filtry, dbałość o każdy szczegół identyfikacji wizualnej nie przekonują już tak bardzo. Ważniejsza staje się naturalność, a nawet drobne niedociągnięcia, które nie drażnią a zbliżają, ponieważ czynią przekaz bardziej ludzkim. Choć SI jest w stanie wygenerować bardzo atrakcyjne merytorycznie i wizualnie treści, to jednak praktyka pokazuje, że ostatecznie lepiej oceniane są te stworzone przez pracowników. Z tego powodu wciąż wzrasta rola wewnętrznych influencerów, którzy na różnych forach mogą dzielić się swoimi doświadczeniami, spostrzeżeniami i osiągnięciami. Potwierdzają to badania, które wykazały, że np. posty pracowników w mediach społecznościowych mogą generować 8 razy większe zaangażowanie niż te udostępniane na oficjalnych stronach marki.
W komunikacji wewnętrznej bardzo ważny jest feedback, stąd pojawia się trend i zapotrzebowanie na treści interaktywne, które angażują i zachęcają do współuczestnictwa. Zaliczyć do nich można ankiety, quizy, a nawet interaktywne infografiki. Ich zastosowanie pozwala wyjść poza bierną konsumpcję treści i włączyć uczestników w wymianę informacji.
Choć poczta elektroniczna i e-maile wciąż są podstawą komunikacji wewnętrznej (bo działają we wszystkich generacjach i lokalizacjach na całym świecie), to jednak coraz częściej będą one poszerzane o inne formy. Na popularności zyskują obecnie materiały video, gify, reels, które wykorzystuje się do dystrybucji informacji (np. przemówień prezesa zarządu), ale także rzucania wyzwań, udzielania wskazówek, czy dzielenia się kreatywnymi pomysłami.
Nowym trendem w komunikacji wewnętrznej są także asynchroniczne videokonferencje, które polegają na nagraniu filmu, a następnie udostępnieniu go członkom zespołu za pomocą odpowiedniego linku. Odbiorca może obejrzeć przesłany materiał w dogodnym dla siebie czasie w całości, albo od razu przejść do fragmentów, które są dla niego najbardziej istotne. Może także po prostu przejrzeć transkrypcję wygenerowaną przez sztuczną inteligencję, zostawić własny komentarze lub w odpowiedzi wysyłać własne nagranie. Takie asynchroniczne konferencje są szczególnie przydatne tam, gdzie pracownicy dużo czasu spędzają poza siedzibą firmy, bądź współpracujące zespoły są rozproszone w różnych strefach czasowych.
– – – – – – – – – –